Cómo automatiza una cita previa un asistente virtual.

Escrito por: Sonia Fernández Jiménez

Debido a la situación de Estado de Alarma por la que ha pasado el país a causa del COVID-19, la economía se ha resentido en gran medida. Pero no solo la economía, sino también los negocios de todos los sectores. Sobre todo, aquellos que prestaban un servicio de atención al cliente más cercano (presencial), ya sea para la realización de trámites, cita previa, …

Por ejemplo, las administraciones públicas o estatales en las que había una persona encargada de darnos una cita previa para que nos atendieran. Todo ha cambiado mucho y, ahora, esas personas ya no podrán realizar esas funciones debido a que hay que evitar el contacto físico con las personas para evitar un posible rebrote de la pandemia.

Por esa razón, cada vez son más las empresas que están reincorporándose a la «normalidad» utilizando un asistente virtual para atender las llamadas de los ciudadanos solicitando cita previa. Además, se encargará de asignar la cita y reservarla en el calendario de Google (Gmail) o en el CRM de la empresa para que los clientes puedan realizar los trámites oportunos. Y todo ello sin la intervención humana.

Pero, … ¿qué se entiende por asistente virtual? La Asociación Internacional de Asistentes Virtuales lo define así:

Los asistentes virtuales son contratistas independientes que (desde una ubicación remota, generalmente su hogar u oficina) dan soporte a múltiples clientes en una variedad de industrias al proporcionar servicios administrativos, creativos y técnicos.

Los beneficios que le proporciona a las empresas son muy diversos, pero más diversas aún son las ventajas de las que se benefician las aquellas que cuentan con este servicio. Además, cualquier empresa, sea del tamaño que sea y pertenezca al sector al que pertenezca puede disponer de un asistente virtual que le gestione y automatice las citas previas con sus clientes. 

A continuación, vamos a tratar de explicar las ventajas que proporciona y por qué su utilización le va a proporcionar a tu empresa un aumento de la rentabilidad garantizado.

Por otro lado, si te estás planteando la posibilidad de tener en tu empresa un software CRM y/o ERP de calidad, en Gesditel lo tenemos a tu disposición.

¿Cómo funciona?

Los asistentes virtuales son capaces de realizar la gestión de asignación de cita previa a los clientes de forma totalmente automatizada y sin intervención humana en ningún momento. Esto es debido a que poseen una gran inteligencia artificial que les da la capacidad de interactuar como humanos y no como máquinas.

De hecho, no solo gestiona la agenda del personal, sino que también realiza gestiones de social media, organización de viajes, envía presupuestos y facturas, creación y gestión de páginas webs, realiza búsquedas de datos en Internet e informes.

Pero, … ¿cómo es realmente el proceso de la asignación de cita? Supongamos que un cliente llama a un hospital para solicitar cita previa.

Una vez que el cliente se ha puesto en contacto con el hospital y a través de la marcación DTMF por voz o texto selecciona la opción «cita previa«, el asistente virtual se activa y se comunica con el cliente. 

Lo primero que hará será preguntar ¿para qué servicio quiere la cita? y cuando el cliente responda, el asistente accederá a la agenda de la especialidad y le comunicará al cliente el primer hueco libre, indicándole la fecha y la hora.

Si el cliente acepta esa primera opción, el propio asistente le asignará la cita registrándolo en la agenda del hospital y le enviará al cliente un mensaje con los datos de la cita. En el caso de que el cliente no pueda acceder a la cita proporcionada por el asistente, este le ofrecerá otra en otro horario.

Si por algún motivo el cliente no pudiera acudir a la consulta, una vez que el cliente llame para comunicarlo, el propio asistente se encargará de anular la cita en la agenda y le enviará un mensaje al cliente confirmando la anulación.

Recuerda que el asistente es capaz de comunicarse con el cliente a través de cualquier medio y cuenta con la función text to speech (traduce una conversación escrita en voz) y speech to text (traduce una conversación de voz a texto).

Sin duda es un gran servicio que favorece en gran medida a las empresas ayudándoles a aumentar su productividad sin dejar de ofrecer un servicio de calidad. Conoce todas las funciones que te aporta un asistente virtual

¿Qué ventajas ofrece un asistente virtual al gestionar las citas?

La principal ventaja que ofrecen los asistentes virtuales son su disponibilidad 7 días a la semana, 24 horas al día. Además, pueden hacer de pasarela de Voz y de texto para conectar el CRM o agenda de la  empresa con la solicitud del cliente. Gracias a la utilización de las funciones anteriormente descritas como son: dialogflow, text to speech, multi idioma, traducción, pasarela telefonía, pasarela de pago, … Pero no solo eso, sino que además ofrece ventajas tan notorias como:

  • Supone un ahorro en costes y tiempo para las empresas.
  • Permite emplear a su personal humano en actividades más productivas.
  • Ofrece diversos servicios especializados.
  • Información sin límites al instante.
  • Control de la agenda y calendario.
  • Temporizador.
  • Conexión con otros dispositivos electrónicos.
  • Optimización del tiempo.
  • Ofrece comunicación ininterrumpida a tus clientes.
  • Aumenta la satisfacción y la confianza del cliente y genera una experiencia positiva.
  • Reduce el tiempo de respuesta.
  • Incrementa la productividad de la empresa al descargar al equipo humano de algunas labores.
  • Hace tu marca más competitiva.
  • Permite conocer mejor a los clientes al analizar las interacciones que tienen con el asistente.
  • Permite lanzar, implementar, promocionar y seguir una campaña de marketing.
  • Optimiza la atención al cliente.
  • Resuelve problemas técnicos.
  • Proporciona y gestiona las citas, las reservas, … sincronizándolas con la agenda de la empresa y del cliente.
funciones asistente virtual

¿Cómo aumentará tu productividad?

Como bien sabemos, la gran mayoría de las empresas (PYMES y grandes) dedican gran parte de su tiempo a realizar tareas de organización, gestión y administración. Son tareas esenciales para un correcto desarrollo del negocio, pero no son tareas principales. Por esa razón, suelen ser realizadas por los asistentes virtuales. De esa forma, tus trabajadores pueden realizar otras tareas más productivas generando, así, un aumento de tu productividad de manera inmediata.

Anteriormente hemos visto las funciones que ofrecen los asistentes virtuales y las ventajas que les proporcionan a las empresas. Todo ellos, con la finalidad de haceros la vida más fácil (a ti como empresario, a tus trabajadores y a tu empresa). Pero, ¿cómo consigue aumentar realmente tu productividad? Es gracias a que:

  • Mejoran la eficacia y la eficiencia de las tareas que le son asignadas ofreciendo, además, una mejor calidad del servicio.
  • Pueden dedicar más tiempo a profundizar sobre una investigación en curso. Sobre todo a la hora de analizar los datos para determinar qué estrategia favorece más a la empresa.
  • Se encargan de las gestiones de social media y puede aportar ideas para tu blog. Puesto que es capaz de realizar un seguimiento sobre lo que hablan tus clientes y competidores.
  • Favorece la imagen y la estética de la marca al dedicar tiempo en perfeccionar el diseño de tus publicaciones.
  • Contrarresta las debilidades de la empresa al realizarlas el asistente.

Quizás estás interesado en disponer en tu empresa de un asistente virtual que se encargue de gestionar todas las citas previas de tus clientes. Y por, supuesto, de automatizarlo con el calendario, el CRM o el sistema de gestión del que se disponga.

Si por el contrario ya posees uno y quieres mejorarlo u optimizarlo al máximo para disfrutar de las ventajas que ofrece, no dudes en contactarnos, te atenderemos sin compromiso. Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad.

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