cita previa

Como automatiza una cita previa un asistente virtual

Categorías: Fidelización | Productividad

Te invitamos a continuaci√≥n a conocer m√°s sobre asistentes virtuales¬†ūü§Ė, las ventajas que proporcionan¬†‚úÖ¬†y ¬°c√≥mo pueden ayudarte a realizar un aumento de la rentabilidad de tu empresa!

Debido a la situaci√≥n de Estado de Alarma por la que ha pasado el pa√≠s a causa del COVID-19, la econom√≠a se ha resentido en gran medida. Pero no solo la econom√≠a, sino tambi√©n los negocios de todos los sectores. Sobre todo, aquellos que prestaban un servicio de atenci√≥n al cliente m√°s cercano (presencial), ya sea para la realizaci√≥n de tr√°mites, cita previa, …

Por ejemplo, las administraciones p√ļblicas o estatales en las que hab√≠a una persona encargada de darnos una cita previa para que nos atendieran. Todo ha cambiado mucho y, ahora, esas personas ya no podr√°n realizar esas funciones debido a que hay que evitar el contacto f√≠sico con las personas para evitar un posible rebrote de la pandemia.

Por esa raz√≥n, cada vez son m√°s las empresas que est√°n reincorpor√°ndose a la ¬ęnormalidad¬Ľ utilizando un asistente virtual para atender las llamadas de los ciudadanos solicitando cita previa. Adem√°s, se encargar√° de asignar la cita y reservarla en el calendario de Google (Gmail) o en el CRM de la empresa para que los clientes puedan realizar los tr√°mites oportunos. Y todo ello sin la intervenci√≥n humana.

Pero, … ¬Ņqu√© se entiende por asistente virtual? La Asociaci√≥n Internacional de Asistentes Virtuales lo define as√≠:

Los asistentes virtuales son contratistas independientes que (desde una ubicaci√≥n remota, generalmente su hogar u oficina) dan soporte a m√ļltiples clientes en una variedad de industrias al proporcionar servicios administrativos, creativos y t√©cnicos.

Los beneficios que le proporciona a las empresas son muy diversos, pero m√°s diversas a√ļn son las ventajas de las que se benefician las aquellas que cuentan con este servicio. Adem√°s, cualquier empresa, sea del tama√Īo que sea y pertenezca al sector al que pertenezca puede disponer de un asistente virtual que le gestione y automatice las citas previas con sus clientes.

A continuación, vamos a tratar de explicar las ventajas que proporciona y por qué su utilización le va a proporcionar a tu empresa un aumento de la rentabilidad garantizado.

Por otro lado, si te estás planteando la posibilidad de tener en tu empresa un software CRM y/o ERP de calidad, en Gesditel lo tenemos a tu disposición.

¬ŅC√≥mo funciona?

Los asistentes virtuales son capaces de realizar la gesti√≥n de asignaci√≥n de cita previa a los clientes de forma totalmente automatizada y sin intervenci√≥n humana en ning√ļn momento. Esto es debido a que poseen una gran inteligencia artificial que les da la capacidad de interactuar como humanos y no como m√°quinas.

De hecho, no solo gestiona la agenda del personal, sino que tambi√©n realiza gestiones de social media, organizaci√≥n de viajes, env√≠a presupuestos y facturas, creaci√≥n y gesti√≥n de p√°ginas webs, realiza b√ļsquedas de datos en Internet e informes.

Pero, … ¬Ņc√≥mo es realmente el proceso de la asignaci√≥n de cita? Supongamos que un cliente llama a un hospital para solicitar cita previa.

Una vez que el cliente se ha puesto en contacto con el hospital y a trav√©s de la marcaci√≥n DTMF por voz o texto selecciona la opci√≥n ¬ęcita previa¬ę, el asistente virtual se activa y se comunica con el cliente.¬†

Lo primero que har√° ser√° preguntar ¬Ņpara qu√© servicio quiere la cita? y cuando el cliente responda, el asistente acceder√° a la agenda de la especialidad y le comunicar√° al cliente el primer hueco libre, indic√°ndole la fecha y la hora.

Si el cliente acepta esa primera opción, el propio asistente le asignará la cita registrándolo en la agenda del hospital y le enviará al cliente un mensaje con los datos de la cita. En el caso de que el cliente no pueda acceder a la cita proporcionada por el asistente, este le ofrecerá otra en otro horario.

Si por alg√ļn motivo el cliente no pudiera acudir a la consulta, una vez que el cliente llame para comunicarlo, el propio asistente se encargar√° de anular la cita en la agenda y le enviar√° un mensaje al cliente confirmando la anulaci√≥n.

Recuerda que el asistente es capaz de comunicarse con el cliente a través de cualquier medio y cuenta con la función text to speech (traduce una conversación escrita en voz) y speech to text (traduce una conversación de voz a texto).

¬ŅHas pensado aumentar tu cartera de clientes?ūüöÄ GESDITEL ya ayud√≥ a decenas de empresas a conseguirlo ‚úÖ¬†No esperes m√°s, ¬°Cont√°ctanos!

Sin duda es un gran servicio que favorece en gran medida a las empresas ayudándoles a aumentar su productividad sin dejar de ofrecer un servicio de calidad. Conoce todas las funciones que te aporta un asistente virtual. 

¬ŅQu√© ventajas ofrece un asistente virtual al gestionar las citas?

La principal ventaja que ofrecen los asistentes virtuales son su disponibilidad 7 d√≠as a la semana, 24 horas al d√≠a. Adem√°s, pueden hacer de pasarela de Voz y de texto para conectar el CRM o agenda de la¬† empresa con la solicitud del cliente. Gracias a la utilizaci√≥n de las funciones anteriormente descritas como son: dialogflow, text to speech, multi idioma, traducci√≥n, pasarela telefon√≠a, pasarela de pago, … Pero no solo eso, sino que adem√°s ofrece ventajas tan notorias como:

  • Supone un ahorro en costes y tiempo para las empresas.
  • Permite emplear a su personal humano en actividades m√°s productivas.
  • Ofrece diversos servicios especializados.
  • Informaci√≥n sin l√≠mites al instante.
  • Control de la agenda y calendario.
  • Temporizador.
  • Conexi√≥n con otros dispositivos electr√≥nicos.
  • Optimizaci√≥n del tiempo.
  • Ofrece comunicaci√≥n ininterrumpida a tus clientes.
  • Aumenta la satisfacci√≥n y la confianza del cliente y genera una experiencia positiva.
  • Reduce el tiempo de respuesta.
  • Incrementa la productividad de la empresa al descargar al equipo humano de algunas labores.
  • Hace tu marca m√°s competitiva.
  • Permite conocer mejor a los clientes al analizar las interacciones que tienen con el asistente.
  • Permite lanzar, implementar, promocionar y seguir una campa√Īa de marketing.
  • Optimiza la atenci√≥n al cliente.
  • Resuelve problemas t√©cnicos.
  • Proporciona y gestiona las citas, las reservas, … sincroniz√°ndolas con la agenda de la empresa y del cliente.
funciones asistente virtual

¬ŅC√≥mo aumentar√° tu productividad?

Como bien sabemos, la gran mayoría de las empresas (PYMES y grandes) dedican gran parte de su tiempo a realizar tareas de organización, gestión y administración. Son tareas esenciales para un correcto desarrollo del negocio, pero no son tareas principales. Por esa razón, suelen ser realizadas por los asistentes virtuales. De esa forma, tus trabajadores pueden realizar otras tareas más productivas generando, así, un aumento de tu productividad de manera inmediata.

Anteriormente hemos visto las funciones que ofrecen los asistentes virtuales y las ventajas que les proporcionan a las empresas. Todo ellos, con la finalidad de haceros la vida m√°s f√°cil (a ti como empresario, a tus trabajadores y a tu empresa). Pero, ¬Ņc√≥mo consigue aumentar realmente tu productividad?¬†Es gracias a que:

  • Mejoran la eficacia y la eficiencia de las tareas que le son asignadas ofreciendo, adem√°s, una mejor calidad del servicio.
  • Pueden dedicar m√°s tiempo a profundizar sobre una investigaci√≥n en curso. Sobre todo a la hora de analizar los datos para determinar qu√© estrategia favorece m√°s a la empresa.
  • Se encargan de las gestiones de social media y puede aportar ideas para tu blog. Puesto que es capaz de realizar un seguimiento sobre lo que hablan tus clientes y competidores.
  • Favorece la imagen y la est√©tica de la marca al dedicar tiempo en perfeccionar el dise√Īo de tus publicaciones.
  • Contrarresta las debilidades de la empresa al realizarlas el asistente.

Quizás estás interesado en disponer en tu empresa de un asistente virtual que se encargue de gestionar todas las citas previas de tus clientes. Y por, supuesto, de automatizarlo con el calendario, el CRM o el sistema de gestión del que se disponga.

Si por el contrario ya posees uno y quieres mejorarlo u optimizarlo al m√°ximo para disfrutar de las ventajas que ofrece, no dudes en contactarnos, te atenderemos sin compromiso.

Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad y si lo fue, ¡comparte!

cohete

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