Manual Administrador Software Telemarketing



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✅ En esta ocasión, a través de este Manual Administrador Software Telemarketing, os mostraremos todas las opciones de gestión y configuración que la cuenta de administrador abarca ✌🏻. Si quieres manejar al 100% el funcionamiento de tu cuenta de administrador, ¡este manual será tu mejor aliado! 🚀

¿CÓMO ACCEDER A LA PLATAFORMA DE SOFTWARE TELEMARKETING?

Acceder a la plataforma introduciendo el nombre de usuario y la contraseña.

acceso-software-telemarketing

¿QUÉ VEREMOS EN LA PESTAÑA DE INICIO?

Se abrirá la pestaña de INICIO donde encontrará el listado de las últimas llamadas pendientes de volver a llamar por parte de los operadores. En el listado verá la siguiente información:

– La base de datos a la que pertenece ese contacto.

– Información del contacto: nombre, teléfono y población.

– La fecha en la que se marcó el último resultado tras haber realizado la rellamada y su resultado.

– El operador que ha realizado esa llamada.

– La fecha en la que contactó con él por primera vez.

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¿CÓMO CONFIGURAR EL APARTADO ADMINISTRACIÓN?

En ADMINISTRACIÓN encontraremos varias opciones.

¿CÓMO GESTIONAR LOS USUARIOS?

Encontramos el listado de todos los operadores que tenemos en el software, podemos ver si la cuenta está activa o no, el total de contactos asignados, contactados y contratados del total de todas las campañas que tiene asignadas cada operador.

usuarios-manual-administrador-software-telemarketing

Si le damos a EDITAR, en un operador concreto, podremos cambiar sus datos, como:

– Dirección de correo electrónico. Si el operador tiene un correo corporativo de la empresa se le puede asociar introduciéndole aquí.

– Nombre de usuario (es con que accede a la plataforma).

– Nombre (es con el que aparecerá el operador en el software).

– Estado: activo, para que el operador pueda registrarse y hacer llamadas, y bloqueado, cuando no se quiere permitir el acceso a la plataforma al operador.

– Jornada (es el total de horas al día que trabajará el operador).

NOTA: Cuando realicemos cualquier modificación debemos volver a introducir la contraseña que tenía el operador y confirmarla antes de guardar cualquier modificación realizada en el usuario.

¿CÓMO GESTIONAR LAS CAMPAÑAS COMERCIALES?

Encontramos todas las campañas creadas y podemos crear campañas nuevas. En las ya creadas vemos el total de contactos que tiene la campaña, cuántos se han asignado a los operadores, cuántos han sido contactados y cuántos han aceptado (han contratado el servicio ofrecido por los operadores).

campañas-comerciales-software-telemarketing

1. EDITAR CAMPAÑAS: al darle a editar al final de cada campaña, podremos modificar el nombre de la campaña, quienes pueden administrar la campaña y si queremos que la campaña sea con llamadas automáticas o manual.

* Campaña con llamada automáticas marcado: las llamadas se lanzan de forma automática cuando el operador comienza la campaña y tras tipificar el resultado y guardarlo, salta a llamar automáticamente al siguiente contacto.

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* Campaña con llamada automática sin marcar: cuando el operador comienza la campaña debe darle a llamar al cliente de forma manual y al terminar la llamada y tipificar el resultado y guardarlo, debe pasar manualmente al siguiente contacto.

2. CREAR CAMPAÑA: para crear una campaña nueva solo tenemos que pulsar sobre CREAR NUEVA CAMPAÑA COMERCIAL. A continuación, tenemos que indicar un título (el nombre que le queremos dar a la campaña), marcar con llamadas automáticas o no, seleccionar a los administradores que pueden realizar modificaciones en la campaña y GUARDAR.

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¿CÓMO GESTIONAR LAS BASES DE DATOS?

Encontramos todas las bases de datos que hemos creado y, además, podemos ver a qué campaña están asociadas, cuántos contactos tiene, cuántos se han repartido entre los operadores (asignado), con cuántos se han contactado y cuántos han contratado los servicios.

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1. EDITAR BASE DE DATOS: al darle a editar al final de cada base de datos, podremos modificar el nombre de la base de datos y dejar activa o desactivar la base de datos.

* Estado de la base de datos marcado ACTIVADA: permite al software utilizarla para realizar llamadas y rellamadas.

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* Estado de la base de datos sin marcar ACTIVADA, no permite al software utilizarla para realizar llamadas y rellamadas.

NOTA 1: Una misma campaña puede tener varias bases de datos asociadas, pero una misma base de datos no puede estar en varias campas diferentes a la vez.

NOTA 2: Si la campaña está con marcación automática y tiene contactos pendiente de rellamar y no va a usar esa Base de Datos más, recomendamos que inactive la base de datos para que no salten las rellamadas de forma automática.

2. CREAR BASE DE DATOS: para crear una base de datos nueva solo tenemos que pulsar sobre CREAR NUEVA BASE DE DATOS. A continuación, tenemos que indicar un título (el nombre que le queremos dar a la base de datos), seleccionar la campaña a la que la queremos asociar, dejarla marcada como ACTIVADA para poderla utilizar y GUARDAR.

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¿CÓMO IMPORTAR ARCHIVOS?

Desde aquí, primero, debemos seleccionar con el desplegable la base de datos en la que queremos cargar los contactos y luego seleccionar el archivo el cual deberemos tener guardado en formato .XLS (versión 97-2003). Una vez selecciona el archivo correcto debemos darle a COMENZAR IMPORTACIÓN.

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A la hora de preparar la base de datos en el EXCEL, debe estar limpia de dibujos y símbolos ($#\}ç{[]^<>*=·€¬|/™•®©) y los teléfonos deben estar sin prefijo (+34), sin punto y sin espacios. Además, la información debe estar colocada siguiendo esta plantilla:

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Los campos obligatorios de cumplimentación son: Teléfono, Nombre y Dirección. Si no se tiene el nombre o la dirección poner la palabra “nombre” o “dirección” según la columna en la que corresponda.

¿CÓMO GESTIONAR LOS PROCESOS?

Nos permite coger una base de datos ya cargada seleccionándola con el desplegable y: repartirla entre 1 o varios operadores, traspasar contactos de un operador a otro, desasignar (quitar) contactos de una base de datos a un operador, cambiar los resultados de los contactos de una base de datos para volverlos a utilizar, traspasar los contactos de una base de datos a otra, exportar el fichero de una base de datos ya trabajada para tenerlo en el ordenador, …

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1 REPARTIR: para repartir una base de datos entre los operadores deseados (1 o varios). Seleccionamos la base de datos que queremos repartir y el proceso REPARTIR. Si dejamos el valor repartir en 0, el reparto será equitativo y todos los operadores tendrán la misma cantidad de datos. Luego seleccionaremos el estado de los contactos que queremos repartir. Cuando es una base de datos nueva, marcaremos siempre SIN LLAMAR y con estado SIN ASIGNAR. Por último debemos seleccionar el/los operador/es que van a trabajar esos contactos y darle a PROCESAR.

2. TRASPASAR: para traspasar los contactos de un operador a otro. Seleccionamos la base de datos y el proceso TRANSPASAR. Si dejamos el valor repartir en 0 se traspasarán todos los contactos que tiene un operador concreto de una base de datos concreta. Luego, seleccionaremos el estado de los contactos que queremos traspasar, el agente de origen (el que tiene los contactos) y el agente de destino (al que se los queremos pasar). Y, por último, daremos a PROCESAR.

operaciones sobre base datos

3. DESASIGNAR: para quitarle contactos de una base de datos a 1 o varios operadores. Seleccionamos la base de datos y el proceso DESASIGNAR. Si dejamos el valor repartir en 0 se le quitarán (desasignarán) al operador todos los contactos que tiene el operador de la base de datos seleccionada. Luego, seleccionaremos el estado/s de los contactos que queremos desasignar y el agente/s al que queremos quitarle dichos contactos. Y, por último, daremos a PROCESAR.

4. CAMBIAR RESULTADOS: para cambiar los resultados tipificados por los operadores para poderlos volver a utilizar. Seleccionamos la base de datos y el proceso CAMBIAR RESULTADOS. Seleccionamos el estado que queremos cambiar (desplegable CON ESTADO) y el que queremos tener (desplegable AL ESTADO). Y, por último, daremos a PROCESAR. Por ejemplo, cambiar los contactos con estado AUSENTE al estado SIN LLAMAR o RELLAMADA.

desagrupar base datos software telemarketing

5. TRASPASAR A OTRA BD: para pasar los contactos de una base de datos a otra. Seleccionamos la base de datos y el proceso TRASPASAR A OTRA BD. Seleccionamos el/los estado/s que queremos pasar a la otra BD, luego seleccionamos la BD a la que queremos pasarlos y le daremos a PROCESAR.

6. ELIMINAR: para eliminar todos los contactos que tiene una base de datos asociada. Seleccionamos la base de datos y el proceso ELIMINAR. Seleccionamos el/los estado/s que queremos eliminar de la BD y le daremos a PROCESAR.

traspasar base datos software telemarketing

7. EXPORTAR FICHERO: para exportar todos los contactos (con sus registros de llamadas y observaciones de los operadores) que tiene una base de datos. Seleccionamos la base de datos y el proceso EXPORTAR FICHERO. Seleccionamos el/los estado/s que queremos exportar de la BD, el/los estado/s de los contactos, si queremos exportar contactos asignados a operadores, sin asignar o todos y le daremos a PROCESAR. Si dejamos en el campo cantidad el valor 0, se exportarán todos.

NOTA: El archivo se guardará en formato ZIP.

exportar fichero base datos software telemarketing

¿CÓMO CONFIGURAR EL APARTADO DE GESTIÓN?

En GESTIÓN encontraremos un desplegable con varias opciones para ver el trabajo de los operadores.

¿CÓMO ADMINISTRAR LOS CONTACTOS?

Permite buscar contactos aplicando filtros y/o accediendo a la base de datos, y CREAR NUEVOS CONTACTOS de manera manual. Al pulsarlo, nos saldrá una ficha a rellenar con los datos del cliente. Los campos obligatorios son: teléfono 1, nombre, dirección, base de datos, asignado a (operador que va a trabajar ese contacto), resultado (poner sin llamar) y darle a GUARDAR.

gestion contactos administradores
crear contactos base datos softaware telemarketing

Si entras en una base de datos concreta, podrás ver todos los contactos que tiene cargados, los resultados de las llamadas, el operador al que se le ha asignado, … Y si entras en el contacto, se pueden modificar los datos.

gestion contactos administradores telemarketing

Si le damos a EDITAR, se pueden rellenar más campos o modificar los ya existentes para su actualización.

editar contactos administradores telemarketing

¿CÓMO ADMINISTRAR LAS LLAMADAS?

Obtenemos un registro de todas las llamadas realizadas. Desde el filtro podremos buscar las llamadas por operador, por fecha concreta, por resultado, … y darle a APLICAR. Además, podremos descargar la grabación de la llamada.

registros llamadas software telemarketing

Si hoy es 26/03/21 y queremos ver las llamadas de ayer, en el filtro hay que poner desde 25/03/2021 hasta 26/03/2021.

¿CÓMO GESTIONAR LAS PAUSAS EN LLAMADAS?

Se registran todos los descansos que realizan los operadores cuando la campaña está en modo automático. En él vemos el tiempo que han parado, el motivo, la fecha en que se realizó la pausa y el operador que la realizó. Además, podemos filtrar por días concretos y por operador.

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pausas en llamadas telemarketing

¿CÓMO GESTIONAR MIS RELLAMADAS?

Dado que los administradores no realizan llamadas, aquí no les saldrá ningún listado de contactos.

mis rellamadas telemariketing

¿CÓMO GESTIONAR MIS RELLAMADAS?

Muestra un listado de los contactos pendientes a volver a llamar por parte de los operadores. En él podemos ver el nombre del cliente (título), su población y teléfono. Además, nos muestra el día que se hizo la primera llamada (fecha de resultado), el resultado obtenido, qué operador contactó y el día y la hora que está previsto volver a llamar (fecha de rellamada).

rellamadas software televenta

Si picamos el nombre del contacto nos realizará de forma automática la llamada (si es un contacto de una base de datos con llamadas automáticas) o nos mostrará la ficha del cliente para que le demos a llamar (si es un contacto de una base de datos con llamadas manuales).

¿CÓMO GESTIONAR EL APARTADO COMERCIAL?

En COMERCIAL encontraremos un desplegable con 2 opciones: CITAS y CALENDARIO.

¿CÓMO ADMINISTRAR CITAS?

Aparecerán todas las citas registradas por los operadores. Encontraremos un filtro que nos facilitará la búsqueda de los contactos. Podemos filtrar por:

– Fecha de la cita: el día que se ha citado a ese contacto.

– Fecha de realización: el día que verdaderamente se llevó a cabo la cita con al contacto.

– Título: el nombre del cliente/contacto.

– Comercial: el comercial que se ha citado con el cliente.

– Resultado de la cita.

registros citas telemarketing

¿CÓMO ADMINISTRAR CALENDARIO?

Muestra todas las citas concertadas por los operadores en cada día del mes. En ella podemos ver el operador que realizó la cita, el comercial al que se le ha asignado y la hora de la cita.

calendario software televenta

Si picamos en la cita podremos editar la cita, eliminarla, ver el tipo de cita que es y el contacto con el que se va a citar el comercial. El nombre del contacto es un enlace a la ficha del propio cliente para poder recolectar sus datos.

cita concertada software televenta

¿CÓMO ADMINISTRAR MI CUENTA?

En MI CUENTA encontraremos con varias opciones: PERFIL, GUIÓN (opcional) y CERRAR SESIÓN.

¿CÓMO GESTIONAR MI PERFIL?

Nos muestra todos los datos que se rellenaron en nuestra cuenta de usuario. Los campos obligatorios que aparecerán son:

  • Nombre. Administrador
  • Teléfono/ extensión centralita: 200
  • Tipo de usuario: administrador
  • Número máximo de agentes: el total de agentes/operadores y comerciales que tengamos registrados en el software.
administrador software televenta

Si le damos a EDITAR nos llevará a la cuenta para que podamos modificar los campos deseados o añadir más información. Pero ten cuidado que la contraseña tendrás que volverla a poner y confirmarla.

¿CÓMO GESTIONAR LOS GUIONES?

Es una pestaña opcional. Solo te aparecerá si lo has solicitado. En ella podrán tener acceso a un guión o speech todos los usuarios que puedan acceder a la plataforma. Éste se abrirá en una pestaña nueva para no entorpecer a los operadores durante la llamada y así siempre lo tienen a la mano para seguir el guión.

Para poderlo tener, hay que seguir unos sencillos pasos:
1. Deberá acceder a https://docs.google.com/document/u/0/ a través de su cuenta de Google.
2. Picar en crear un documento en blanco.
3. Introducir el guión que deberán seguir los operadores durante la conversación.
4. Picar en el botón “COMPARTIR” de la parte superior derecha
5. En la ventana que nos aparece, abajo a la derecha picar en copiar enlace.
6. Enviar ese enlace a [email protected] solicitando la incorporación del guión en su software de televenta.

1º y 2º

guion televenta1

guion televenta3

guion televenta4

guion televenta5

¿CÓMO CERRAR SESIÓN?

En cuanto lo pulsamos nos permite desconectarnos de la cuenta cuando hemos terminado la jornada laboral. Si queremos volver a entrar, tendremos que volver a introducir el usuario y la contraseña.

¿CÓMO BORRAR BASES DE DATOS?

Para poder borrar una base de datos de forma exitosa, primero hay que quitarle todos los contactos que tiene esa base de datos. Si queremos mantener esos contactos para usarlos en otra campaña, siempre podemos hacer un traspaso de contactos de una base de datos a otra. (ENCONTRARÁS ESTE PROCESO EN ADMINISTRACIÓN => PROCESOS => TRASPASAR BD).

Si por el contrario, no queremos mantener los contactos, tendremos que eliminarlos de la base de datos (ENCONTRARÁS ESTE PROCESO EN ADMINISTRACIÓN => PROCESOS => ELIMINAR).

Una vez que tengamos la base de datos con 0 contactos, nos iremos a ADMINISTRACIÓN => BASES DE DATOS, buscaremos la base de datos que queremos eliminar y le daremos a EDITAR. Al tenerla vacía de contactos, nos permitirá eliminarla y en la parte superior nos saldrá ELIMINAR.

editar base datos telemarketing

Si le damos a ELIMINAR, nos pedirá que volvamos a confirmar la operación. Le volvemos a dar a ELIMINAR y se habrá eliminado por completo.

borrar base datos televenta

¿CÓMO BORRAR UNA CAMPAÑA COMERCIAL?

Para borrar una campaña, hay que borrar primero la/las bases de datos que tenga integradas. (ENCONTRARÁS ESTE PROCESO EN BORRAR BASES DE DATOS). Cuando lo tengas, deberás irte a ADMINISTRACIÓN => CAMPAÑAS COMERCIALES y buscar la campaña que deseas eliminar. Picamos en EDITAR y se ahora nos mostrará arriba ELIMINAR.

editar campanas comerciales televenta

Si le damos, nos pedirá que confirmemos la operación. Le volvemos a dar ELIMINAR y se habrá eliminado la campaña por completo.

borrar contenido software telemarketing

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