Webfax, qué es y cómo funciona

Escrito por: Sonia Fernández Jiménez
Categorías: Manuales

Las empresas cada vez cuentan con más herramientas que les permiten optimizar sus servicios para ofrecer una atención de calidad. En este caso, vamos a analizar el servicio web fax de tu empresa para sacarle el máximo provecho. Pero, antes que nada, … ¿qué es un web fax?

Es un servicio online de fax que permite enviar y recibir faxes desde cualquier dispositivo (ordenador, tablet y móvil) en tu email o en tu cuenta online.

Además, a continuación, vamos a explicaros cómo funciona este servicio y las ventajas que proporciona a todas aquellas empresas que lo utilizan.

Funcionamiento Web Fax

Login

Lo primero es acceder a la web https://centralita.gesditel.es/fax desde la cual podremos hacer login para entrar al servicio web de Fax de la empresa introduciendo nuestro usuario y contraseña (ambos te serán proporcionados por Gesditel).

00-login

Enviar Fax

Una vez hemos entrado en la web, nos dirigimos a la pestaña «Enviar Fax» que se encuentra en la parte superior izquierda de la página. A continuación, introducimos el número de destino al que queremos enviar el fax y buscamos el documento que queremos enviarle en el dispositivo. Una vez encontrado lo seleccionamos, lo subimos y le damos a «ENVIAR».

Recuerda siempre que debes verificar que:

  • El documento está guardado en formato pdf, jpeg o tiff.
  • Has seleccionado el documento correcto.
  • El número de destino es el correcto para que el documento le llegue al destinatario.

01-enviar

Bandeja de entrada

Para acceder a la a todos los faxes que hemos recibido solo tenemos que irnos a la parte superior izquierda de la página y picar la pestaña «Bandeja de Entrada». Una vez dentro podemos realizar las siguientes acciones:

  1. Filtrar por fecha – desde – hasta.
  2. Filtrar por número de fax de destino.
  3. Descargar el PDF con el fax y el resultado del envío al pulsar el botón «Descargar».
  4. Borrar el Fax con pulsar un botón «Eliminar».
  5. Acceder a más opciones (enviar por fax o por mail) al pulsar el botón «Más opciones».

Además, desde aquí podemos acceder a un histórico con todos los faxes recibidos en el que podemos filtrar por diversos parámetros.

02-bandeja entrada

Bandeja de salida

Para acceder a todos los faxes que hemos enviado solo tenemos que irnos a la parte superior izquierda de la página y picar la pestaña «Bandeja de Salida». Una vez dentro podemos:

  1. Filtrar por fecha – desde – hasta.
  2. Ver el estado.
  3. Ver los intentos de envío realizados.
  4. Ver el máximo de intentos (3 por defecto).
  5. Descargar el PDF con el fax y el resultado del envío al pulsar el botón «Descargar».
  6. Cancelar el envío del Fax pulsando el botón «Cancelar».

Además, desde aquí podemos acceder a un histórico con todos los faxes enviados en el que podemos filtrar por diversos parámetros.

03-bandeja-salida

IMPORTANTE: el fax quedará en estado «En Cola» y se realizarán 3 intentos de envío hasta que sea recibido por el destinatario. Es importante revisar que el estado cambia a «RECIBIDO».

04-bandeja-salida-recibido

Ventajas del Fax Web

El servicio de Fax online es una solución moderna, fácil de configurar y de usar que te permite enviar y recibir fax online al instante. Además proporciona grandes ventajas para las empresas como son:

  • Ahorro de tiempo y dinero.
  • Envía faxes por correo electrónico como si fuera un archivo adjunto, solo necesitas conexión a Internet.
  • Dispone de almacenamiento online Ilimitado.
  • Permite tener múltiples usuarios cada uno con su correo electrónico.
  • Funciona desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar y momento.
  • Es compatible con todos los exploradores.
  • Permite enviar faxes a múltiples destinatarios a la vez y recibir la confirmación de cada uno.
  • Proporciona acuse de recibo con la fecha y la hora del envío.
  • Elimina costes (maquinaria, línea, espacio, …).

Si necesitas más ayuda sobre cómo funciona el servicio Web Fax debes contactar con tu administrador del sistema. Si por el contrario no estás satisfecho con el que dispone tu empresa, no dudes en contactarnos, te atenderemos sin compromiso. Esperamos que este manual te haya servido de ayuda para sacarle el máximo rendimiento a esta herramienta.

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