¿Qué es una secretaria digital y cómo puede mejorar la productividad de tu empresa?

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¿Qué es una secretaria digital?

En un mundo cada vez más digital, la tecnología avanza rápidamente y con ella surgen nuevas formas de trabajar. Una de estas formas es a través de la secretaria digital, que consiste en un software de asistente virtual que puede ayudar a mejorar la productividad de tu empresa.

Una secretaria digital es una herramienta de gestión de llamadas telefónicas automatizada que utiliza la tecnología VoIP para brindar asistencia virtual.

Con esta tecnología, tu empresa puede contar con un asistente virtual que puede manejar las llamadas telefónicas, brindar información y resolver problemas.

Las secretarias digitales están diseñadas para ser una solución de bajo costo y fácil de usar para las empresas.

En lugar de tener que contratar a una secretaria a tiempo completo, esta secretaria puede manejar la muchas de las tareas repetitivas de una secretaria tradicional.

 

¿Cómo funciona una secretaria digital?

Esta secretaria funciona de manera similar a una secretaria tradicional, pero en lugar de tener a una persona física respondiendo las llamadas, el software de la secretaria digital se encarga de manejar las llamadas entrantes.

La secretaria digital utiliza la tecnología VoIP para recibir las llamadas y luego redirigirlas a la persona o departamento adecuado. También puede manejar tareas como tomar mensajes, programar citas, hacer cobros de facturas pendientes y enviar correos electrónicos, y todo esto en varios idiomas.

Además, esta secretaria está diseñada para integrarse con otros sistemas empresariales, como el correo electrónico y los sistemas de gestión de clientes. Esto significa que puede manejar todas las comunicaciones de tu empresa de manera más eficiente y efectiva.

 

secretaria digital online

 

¿De qué manera la secretaria digital puede mejorar la productividad de tu empresa?

Existen varias maneras en las que una secretaria digital puede ayudar a mejorar la productividad de tu empresa. A continuación, explicamos algunas de las más importantes.

¿Cómo una secretaria digital ayuda a reducir costos?

Una de las principales ventajas de utilizar una secretaria digital es la reducción de costos que puede proporcionar. Al no tener que contratar a una secretaria a tiempo completo, tu empresa puede ahorrar mucho dinero en sueldos, beneficios y otros costos asociados.

Una secretaria digital se puede encargar de las tareas repetitivas del personal, descongestionando la centralita de llamadas, realizando transferencias, atendiendo consultas de clientes, asignando citas previas, realizando el cobro de facturas atrasadas, etc.

Gracias a todo esto, no necesitarás contratar personal extra para manejar una gran variedad de tareas. Además, el personal el resto del equipo podrá optimizar el tiempo realizando otro tipo de tareas cualificadas.

 

¿Qué tareas puede realizar una secretaria digital?

Una secretaria digital puede manejar una amplia variedad de tareas, lo que ayuda a liberar a los empleados de la empresa para que puedan enfocarse en tareas más importantes. Algunas de las tareas que puede realizar esta secretaria incluyen:

  • Manejar llamadas entrantes y salientes
  • Tomar mensajes
  • Programar citas
  • Brindar información básica sobre la empresa y sus servicios
  • Enviar correos electrónicos
  • Realizar encuestas y recopilar información de los clientes
  • Manejar solicitudes de soporte técnico
  • Realizar cobros de facturas atrasadas
  • Vender tickets
  • Transcribir llamadas
  • Grabar llamadas
  • Traducir transcripción de llamada
  • Crear tickets de soporte
  • Atender llamadas en diferentes idiomas
  • Enviar notificaciones al equipo de trabajo

 

¿Cuáles son los beneficios de implementar un sistema de secretaria digital en cuanto a tiempo y eficiencia?

Una secretaria digital puede ayudar a mejorar la eficiencia y el tiempo de respuesta de tu empresa. Al manejar las llamadas entrantes de manera más efectiva y reducir los tiempos de cola de espera, tus clientes pueden obtener una respuesta más rápida a sus preguntas y solicitudes.

Esto, además, libera a los empleados para que puedan concentrarse en tareas más importantes y estratégicas.

Otro beneficio importante es que esta secretaria puede trabajar 24/7, lo que significa que tu empresa puede ofrecer un servicio al cliente de alta calidad en cualquier momento del día o de la noche, incluso en días festivos.

Esto puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente y, en última instancia, a aumentar las ventas y los ingresos.

 

programa secretaria digital

 

¿Cuándo es conveniente implementar un sistema de secretaria digital?

Antes de entrar en detalles sobre cómo elegir la mejor secretaria digital para tu empresa, es importante saber cuándo es conveniente implementar este tipo de sistema. A continuación, te presentamos algunos casos en los que este tipo de secretaria puede ser la solución que estás buscando:

1. Tu empresa está creciendo

Si tu empresa está en constante crecimiento, es posible que te encuentres con la necesidad de atender más llamadas de las que puedes manejar.

En este caso, esta secretaria puede ayudarte a gestionar las llamadas entrantes de forma eficiente y sin tener que contratar a más personal.

2. Tu personal no puede atender todas las llamadas

A veces, el personal de una empresa no puede atender todas las llamadas que recibe debido a que está ocupado realizando otras tareas.

Esta secretaria puede ayudarte a no perder ninguna llamada importante y a que tus clientes se sientan atendidos en todo momento.

3. Quieres reducir costos

Contratar a una secretaria puede ser costoso, especialmente si estás en una etapa temprana de tu negocio.

Esta secretaria puede ser una solución rentable y eficiente para descongestionar al equipo de realizar cierto tipo de tareas repetitivas y sin tener que invertir en personal adicional.

4. Quieres mejorar la imagen de tu empresa

Una secretaria digital puede ayudarte a mejorar la imagen de tu empresa.

Al tener una secretaria que atienda las llamadas de forma profesional 24/7, en varios idiomas y reduciendo tiempos de espera, tus clientes tendrán una mejor impresión de tu empresa y te verán como una empresa más seria y profesional.

 

¿Cómo elegir la mejor secretaria digital para tu empresa?

Ahora que ya sabes cuándo es conveniente implementar un sistema de secretaria digital, es importante que sepas cómo elegir la mejor opción para tu empresa. A continuación, te presentamos algunos aspectos que debes considerar al elegir esta secretaria:

1. Funcionalidades

Es importante que la secretaria digital que elijas tenga todas las funcionalidades que necesitas. Asegúrate de que la secretaria pueda al menos realizar las siguientes tareas:

  • Atender llamadas entrantes
  • Transferir llamadas a diferentes departamentos
  • Tomar mensajes y enviarlos por correo electrónico o mensaje de texto
  • Responder preguntas frecuentes

2. Integración con tu sistema VoIP

Si ya tienes un sistema VoIP en tu empresa, es importante que la secretaria que elijas se integre perfectamente con tu sistema existente. De esta forma, no tendrás que hacer cambios importantes en tu infraestructura de telecomunicaciones.

3. Idiomas disponibles

Si tu empresa trabaja con clientes de diferentes países, es importante que la secretaria que elijas pueda atender llamadas en diferentes idiomas. Asegúrate de que la secretaria que elijas tenga la capacidad de hablar varios idiomas.

 

¿Por qué elegir el asistente virtual de GESDITEL para implementar el sistema de secretaria digital en mi empresa?

El asistente virtual de GESDITEL es una de las mejores opciones de secretaria digital para tu empresa por muchas razones, se trata de una solución innovadora que puede mejorar la productividad de tu empresa y reducir los costos en tareas de oficina.

La secretaria digital de GESDITEL funciona con el sistema VoIP, lo que significa que se trata de una solución en línea que no requiere hardware adicional. A continuación, te presentamos algunas de las características y beneficios de este sistema.

¿Cuáles son las características de la secretaria digital de GESDITEL?

La secretaria digital de GESDITEL tiene una serie de características que la hacen una solución muy interesante para cualquier empresa que busque mejorar su productividad y reducir costos. Algunas de sus características más destacadas son:

  • Automatización de tareas:

La secretaria digital de GESDITEL te permite automatizar muchas tareas de oficina, como responder llamadas, filtrar llamadas, programar citas, enviar mensajes de texto, entre otras.

  • Personalización:

La secretaria digital de GESDITEL es completamente personalizable. Puedes configurarla para que responda las llamadas de tu empresa de forma específica, y puedes adaptarla a tus necesidades en cuanto a horarios, idiomas, mensajes y muchas otras opciones.

  • Disponibilidad 24/7:

La secretaria digital de GESDITEL está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto significa que puedes ofrecer un servicio de atención al cliente de alta calidad en cualquier momento, sin importar si es fuera de horario laboral.

  • Integración perfecta con tu sistema VoIP:

La secretaria digital de GESDITEL se integra perfectamente con tu sistema VoIP existente, lo que significa que no tendrás que hacer cambios importantes en tu infraestructura de telecomunicaciones. Esto hace que la implementación del sistema sea rápida y fácil.

  • Atención telefónica en varios idiomas:

La secretaria digital de GESDITEL puede atender llamadas en hasta 70 idiomas, lo que es ideal si tu empresa trabaja con clientes de diferentes países. Esto hace que la atención telefónica sea más personalizada y eficiente para tus clientes internacionales.

  • Informes detallados sobre las llamadas:

La secretaria digital de GESDITEL ofrece informes detallados sobre las llamadas entrantes y salientes, lo que te permite evaluar la eficiencia de tu servicio de atención al cliente.

Estos informes incluyen estadísticas sobre el tiempo de respuesta, la duración de la llamada y el número de llamadas perdidas, entre otros datos importantes.

  • Gestión de cobros:

La secretaria digital de GESDITEL se puede encargar de la gestión de cobros de facturas atrasadas de clientes. Es capaz de identificarlos mediante la solicitud de datos personales que contrastará con su base de datos en la nube, y gestionar el cobro de forma segura gracias a su sistema de TPV Virtual.

La secretaria digital usa este mismo sistema para la venta de tickets de transporte, venta de entradas… etc.

  • Gestión de citas:

La secretaria digital de GESDITEL, puede asignar, editar y cancelar citas de clientes, así como enviar notificaciones de los cambios a las personas implicadas.

 

¿Cuáles son los beneficios de implementar el sistema de secretaria digital de GESDITEL?

Implementar el sistema de secretaria digital de GESDITEL en tu empresa tiene muchos beneficios, entre los que destacan:

  • Mejora la atención al cliente:

La secretaria digital de GESDITEL te permite ofrecer una atención al cliente de alta calidad en cualquier momento del día. Gracias a su disponibilidad 24/7 y su capacidad de filtrar llamadas, podrás ofrecer un servicio más eficiente y rápido a tus clientes.

Además, muchas de las llamadas podrán ser resueltas directamente por el asistente, lo que ayudará a reducir los tiempos de la cola de espera de los usuarios.

  • Aumenta la productividad:

La secretaria digital de GESDITEL te permite automatizar muchas tareas, lo que significa que podrás ahorrar tiempo y recursos en tareas repetitivas. Además, al no tener que preocuparte por responder llamadas o programar citas, podrás centrarte en otras tareas importantes y cualificadas de tu empresa.

  • Reduce costos:

La secretaria digital de GESDITEL te permite reducir los costos en personal, hardware y software.

Al no necesitar contratar a una persona física para atender tus llamadas, podrás ahorrar en sueldo, beneficios y otros costos asociados. Además, al tratarse de una solución en línea, no necesitas invertir en hardware adicional o software especializado.

  • Mejora la imagen de tu empresa:

La secretaria digital de GESDITEL te permite ofrecer una imagen más profesional y moderna de tu empresa.

Al contar con un sistema de atención al cliente automatizado y personalizado (gracias a los registros que el sistema guarda en su base de datos en la nube), tus clientes tendrán una experiencia más satisfactoria.

Podrán percibir a tu empresa como una organización seria y comprometida con la calidad de su atención al cliente capaz, además, de resolver todo tipo de cuestiones en su propio idioma.

Estas son algunas de las cualidades de implementar el sistema de secretaria digital de GESDITEL.

Implementar el sistema de secretaria digital de GESDITEL en tu empresa es una decisión inteligente si buscas mejorar la productividad y la atención al cliente, reducir costos y ofrecer una imagen más profesional y moderna de tu empresa.

Con su solución innovadora y fácil de usar, GESDITEL es la mejor opción para cualquier empresa que quiera aprovechar al máximo las ventajas de la tecnología en línea.

 

secretaria digital que es

 

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una secretaria digital y una secretaria tradicional?

Una secretaria tradicional es una persona que se encarga de realizar tareas administrativas en una empresa. En cambio, una secretaria digital es una asistente virtual automática que se utiliza con el sistema VoIP, lo que permite automatizar muchas tareas.

Una secretaria digital no es una persona física, sino un software que se encarga de recibir y realizar llamadas, tomar notas, gestionar cobros y gestionar agendas entre otras tareas.

¿Cuál es la diferencia entre una secretaria digital y una secretaria digital online?

Una secretaria digital y una secretaria digital online son lo mismo, la única diferencia entre ambas para querer diferenciarlas puede ser que la secretaria online pueda actuar como chatbot en la web de una empresa.

Además de esto, ambas son herramientas digitales que permiten automatizar tareas como la atención telefónica, gestión de cobros, gestión de citas y una gran variedad de tareas repetitivas de la empresa que ayudará a descongestionar el trabajo de su equipo.

¿Cuánto cuesta contratar una secretaria digital?

El costo de contratar una secretaria digital puede variar en función de la empresa proveedora del servicio y del plan contratado.

Por ejemplo, en el caso de GESDITEL, su asistente virtual para empresas tiene un costo de 29 euros al mes. Es un sistema escalable al que puedes ir añadiendo funcionalidades a medida que tu empresa crece y adaptarte fácilmente a sus planes avanzados.

¿Qué tipo de empresas pueden beneficiarse de una secretaria digital?

Cualquier empresa que requiera de una gestión eficiente de llamadas y tareas puede beneficiarse de una secretaria digital.

Esto puede incluir desde pequeñas empresas que no tienen capacidad para contratar a una secretaria tradicional, hasta empresas más grandes que buscan una forma de automatizar tareas y mejorar su productividad.

¿Es seguro confiar en una secretaria digital online?

En general, sí es seguro confiar en una secretaria digital online siempre y cuando se utilice un proveedor de confianza como GESDITEL y se tomen medidas de seguridad adecuadas.

Es importante asegurarse de que el proveedor cuente con medidas de seguridad sólidas, como la encriptación de datos y la autenticación de usuarios.

¿Cómo se garantiza la confidencialidad de la información con una secretaria digital?

Para garantizar la confidencialidad de la información con una secretaria digital, es importante tomar ciertas medidas de seguridad.

Por ejemplo, es importante asegurarse de que la información esté encriptada y que solo las personas autorizadas tengan acceso a ella.

Además, es importante elegir un proveedor de confianza que tenga políticas claras de privacidad y que cumpla con las normativas de protección de datos, como hacemos en GESDITEL.

 

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Como has podido leer a lo largo del artículo, una secretaria digital puede ser una herramienta clave para aumentar la eficiencia y productividad en una empresa.

Gracias a la automatización de tareas y de gestión de llamadas, se puede liberar tiempo y recursos valiosos para enfocarse en tareas más importantes.

Es importante elegir un proveedor de confianza que garantice la seguridad de la información.

Si estás interesado en implementar una secretaria digital en tu empresa, te invitamos a considerar el asistente virtual para empresas de GESDITEL, una herramienta que puede ayudarte a mejorar la eficiencia y productividad de tu negocio.

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(Votos: 1542 )
Por: Nati CaballeroPublicado el: 14 de abril de 2023

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