Manual de Administrador de Sistema de Fichajes

馃殌 En este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes que leer谩s a continuaci贸n aprender谩s a sacar el m谩ximo partido al informe de horas de los trabajadores de tu empresa. 馃 隆Sigue los pasos que indicamos a continuaci贸n!

驴C贸mo acceder a los fichajes de los agentes desde el panel de administrador de mi software call center?

En primer lugar, para ver los fichajes de nuestros agentes, sacar informes de horas, editar registros y realizar todo tipo de configuraciones y gestiones del panel de fichajes, debemos acceder al panel de administraci贸n de nuestro software de call center. Para acceder al panel de fichajes, seguiremos los siguientes pasos:

Vista previa de los cambios (abre en una nueva pesta帽a)1. Accedemos al panel del software call center introduciendo nuestras credenciales de administrador.

acceso-administrador-centralita-virtual

2. Nos dirigiremos a la pesta帽a “FICHAJE” que encontraremos a la izquierda del panel.

panel-fichage-centralita

 

Ahora seremos capaces de ver todos los agentes que han fichado durante el d铆a, mediante los filtros, podremos consultar d铆as concretos y tambi茅n tenemos acceso a la edici贸n de algunos datos que explicaremos en otros apartados que siguen.

驴Qu茅 datos de fichajes de agentes puedo conocer desde el panel de administrador de mi software call center?

Cuando accedemos a la pesta帽a “Fichaje” podemos ver en primer lugar el panel de fichaje que nos permitir谩 realizar filtros para que nuestras b煤squedas sean m谩s concretas en caso de necesitarlo.

filtro-panel

M谩s abajo, vemos la tabla resultante del filtro de datos realizado. Entre los datos a los que tendremos acceso y que podemos ver en esta tabla, est谩n los siguientes:

  • Fecha: d铆a en el que se realiz贸 el registro de Entrada o Salida.
  • Hora: hora en la que se efectu贸 el registro de Entrada o Salida.
  • Tipo: el tipo de registro realizado, si fue Entrada o Salida.
  • Empleado: nombre y extensi贸n del empleado al que pertenece el registro horario.
  • Duraci贸n: se refiere a las horas que el agente ha estado activo (cuando es registro de entrada) o las horas de ausencia (en el registro de una salida).
  • Comentarios: si pinchamos en el l谩piz, se nos abrir谩 una ventana donde ser谩 posible insertar una anotaci贸n acerca del registo en cuesti贸n.
  • V谩lido: ene esta columna se indica si el registro es V谩lido (si est谩 todo correcto) o Inv谩lido (si fue invalidado por el admnistrador por alg煤n error).
  • IP: Indica la IP desde la que se efectu贸 el registro de fichaje.
  • Fuente: indica si se hizo de forma manual por el propio agente.
  • Mapa: Indica el lugar desde el que se efectu贸 el fichaje de entrada o salida. Si pinchamos en el icono se despliega un mapa de localizaci贸n exacta.
  • Acciones: para invalidar directamente (borrar) un registro v谩lido.

datos-fichaje

驴C贸mo Gestionar Informes de Horas de Agentes con el Manual de Administrador de Sistema de Fichajes?

El sistema de fichajes de nuestro software call center nos permitir谩 realizar m煤ltiples funciones en cuanto al control de tiempos, horarios, estad铆sticas de rendimientos de nuestro personal, as铆 como sacar un Informe de Control de Horas cuando te sea necesario. Con este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes ser谩s capaz de sacar el m谩ximo partido a este apartado de forma muy sencilla.

驴C贸mo insertar un fichaje de agente desde el panel de administrador de mi software call center?

Nos puede ocurrir que alguno de los agentes por cualquier cuesti贸n, no haya podido fichar alg煤n d铆a. En este caso solo el administrador desde su panel, tendr谩 la opci贸n de insertar un fichaje pasado el tiempo en el panel del agente. Mostramos a continuaci贸n c贸mo desarrollar esta acci贸n una vez nos encontremos dentro del panel de administrador y en la pesta帽a “Fichaje” como se ha indicado en el primer apartado de este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes :

1. Para iniciar un nuevo registro horario, pinchamos en “+ A帽adir fichaje”:

a帽adir-nuevo-registro

2. En la nueva ventana que aparece, veremos ahora la opci贸n de insertar los datos para el registro:

  • Empleado: seleccionaremos el empleado al que vamos a a帽adir el registro o fichaje (o no seleccionamos ninguno si deseamos que nos aparezcan todos, es decir, mantenemos este campo en blanco).
  • Tipo: elegimos si es un registro de entrada o salida (o no elegimos ninguno para que aparezcan ambos, lo mantenemos en “elegir un tipo”). Para a帽adir un d铆a completo, completaremos en primer lugar esta ventana con los datos para entrada y despu茅s, iniciaremos un nuevo registro eligiendo la opci贸n “salida” en el campo “tipo”.
  • Fecha: seleccionaremos en el calendario la fecha actual o anterior en la que queremos insertar el registro nuevo que estamos completando.
  • Hora: insertamos la hora deseada (no es necesario hacerlo si no es un dato importante).
  • Comentario: podemos usar este campo para a帽adir alguna anotaci贸n interna o recordatorio de por qu茅 se hizo el fichaje desde administrador. Ej: el agente tuvo problemas de acceso a la plataforma.

Importante: no olvidar “Guardar” los cambios para que queden los datos grabados.

rellenar-datos-registro

驴C贸mo editar un registro horario desde el panel de administrador de mi software call center?

En este apartado del Manual de Administrador de Sistema de Fichajes mostraremos c贸mo editar un registro horario. En ocasiones nos puede ocurrir que un agente haya insertado el fichaje de forma err贸nea. Por ejemplo que en vez de picar salida haya picado en la tecla “entrada” dos veces en un d铆a, que se le haya olvidado picar de entrada o de salida… etc.

Estos registros horarios pueden ser modificados pero solo desde el panel de administrador. Mostramos a continuaci贸n en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes los pasos a seguir para editar un registro una vez nos encontremos dentro del panel de administraci贸n y en la pesta帽a “Fichaje” como se indic贸 en el primer apartado.

1. A la cabecera de la ventana de “Fichaje”, podemos seleccionar la fecha en concreto y empleado para encontrar el registro que vamos a editar. Rellenamos entonces los datos pertinentes y pinchamos en el bot贸n filtrar:

filtrar-registros

2. Una vez pinchemos en el bot贸n “Filtrar”, nos aparecer谩 de inmediato m谩s abajo el registro que necesitamos editar. Como podemos ver, las ediciones que podemos realizar en un registro son:

  • Comentarios: para insertar alguna aplicaci贸n.
  • Acciones: aqu铆 podemos “invalidar” el registro de entrada o de salida que hayamos seleccionado. cuando pinchamos en “Invalidar”, el registro en concreto desaparece, es borrado. Esto es muy 煤til cuando se trata por ejemplo de un registro de fichaje iniciado o finalizado a una hora err贸nea, ya que en este caso, invalidaremos el registro err贸neo (lo borraremos) e insertaremos uno nuevo como se explic贸 en el apartado anterior.

editar-registros

驴C贸mo Detectar Errores Comunes de Registro Horario?

Antes de sacar informes de horas, es conveniente revisar que los registros de los agentes se hayan efectuado de forma correcta. Cuando tenemos pocos trabajadores insertados, puede que sea una tarea m谩s sencilla de detectar de forma visual, pero cuando el n煤mero de empleados es mayor, podemos hacer uso de esta funcionalidad de la herramienta que nos evitar谩 muchos quebraderos de cabeza.

Para detectar errores comuenes de registro horario de forma sencilla. Iniciamos sesi贸n como se indicaba en el primer apartado de este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes y nos dirigimos a la pesta帽a “Fichaje”.

Desde la vista de la pesta帽a “Fichaje”, pinchamos en “Buscar errores frecuentes”:

buscar-errores

En la ventana que nos aparecer谩 a continuaci贸n. definiremos los agentes para los que deseamos buescar errores de fichaje:

  • Seleccionar todo: para que nos aparezcan todos los agentes disponbles.
  • Seleccionar nada: para escribir manualmente el nombre de un agente en cuesti贸n.
  • Crlt: mantenemos pulsada la tecla control cuando deseamos seleccionar varios agentes (no todos).

Tambi茅n definiremos en esta ventana el a帽o y mes concretos para el que deseamos buscar errores de registro.

Para finalizar, no debemos olvidar pinchar en el bot贸n “Mostrar”.

seleccionar-agentes

Una vez pinchemos en la tecla “Mostrar” del paso anterior, nos aparecer谩n en pantalla los mensajes:

  • No se han encontrado errores: si todos los registros horarios est谩n bien insertados.

sin-errores

  • O mensaje los los posibles errores a corregir: se recomienda que si aparecen errores, antes de tomar otra acci贸n, volvamos al panel de fichajes a verificar por qu茅 salt贸 esa alerta.

posible-error

Una vez hayamos verificado que efectivamente alguno de los posibles errores detectados es cierto, el sistema nos hace algunas sugerencia de correcci贸n de los registros. Podemos gestionarlos de la siguiente manera:

  • Invalidar el fichaje que seleccionemos.

invalidar-fichaje

  • Crear desde aqu铆 un nuevo fichaje en sustituci贸n (entrada, salida o ambos).

crear-registro

 

驴C贸mo Generar Informes de Horas de Agentes?

Con este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes aprender谩s ahora a generar informes de horas de agentes. En nuestro panel de administrador de software call center, tenemos tambi茅n la opci贸n de generar informes de fichajes en formato .pdf o .csv de nuestros empleados (todos o alguno en concreto) y fechas o per铆odos concretos.

El software, adem谩s de mostrar en los informes el n煤mero total de horas trabajadas por nuestros agentes, es capaz de calcular y mostrar tambi茅n en ellos el n煤mero de horas extra desempe帽adas. El c谩lculo de horas extra se hace en base al n煤mero de horas de contrato de cada trabajador.

Para generar informes de horas, despu茅s de acceder al panel de administrador y pesta帽a “Fichaje” como se indica en el apartado primero, seguiremos los pasos que se indican a continuaci贸n:

centralita virtual gratis para emrpesas

1. Una vez nos encontremos en la pesta帽a “Fichaje” y al pinchar en informes, nos aparecer谩 un desplegable donde podemos elegir el tipo de informe que necesitamos generar:

  • Informe por empleado y mes en formato .pdf
  • Informe agrupado por semana en formato .pdf
  • Informe por empleado y d铆a en formato .pdf
  • Exportar tabla en formato CSV
  • Exportar totales en formato CSV

generar-informes-horas

 

驴C贸mo Generar un Informe de Horas por Empleado y Mes?

Nos encontramos dentro del sistema, en el apartado “Fichaje”. Al pinchar en el bot贸n “Informes” como se indicaba en el apartado anterior, nos aparecer谩 un desplegable. Seleccionamos en 茅l la primera opci贸n “Informe por empleado y mes”:

informes-empleado-mes

Nos aparecer谩 a continuaci贸n la siguiente ventana:

informe-empleado-mes

Rellenamos los datos de empleado (todos o alguno en concreto), a帽o y mes del que deseamos generar el informe. Para finalizar, pinchamos en el bot贸n “Imprimir” y se generar谩 un archivo .pdf que mostrar谩 en una tabla un resumen de horas desglosado por d铆a, semana y empleado.

驴C贸mo Generar un Informe Agrupado por Semana?

En este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes abordaremos ahora el apartado de聽 informe agrupado por semana, el cual nos permitir谩 generar un .pdf donde encontraremos un resumen de las horas trabajadas por los agentes (o alguno en concreto) y en una semana concreta. Pinchamos en la opci贸n 2陋 “Informe agrupado por semana”:

informe-agrupado

Nos aparecer谩 ahora la ventana donde rellenar los campos de filtro: empleado / empleados, la fecha desde y hasta para seleccionar el per铆odo concreto y los campos hora si es un dato importante para nuestro filtro.

generar-informe-agrupado-pdf

Pinchamos en el bot贸n “Imprimir” para generar el informe en formato .pdf con la informaci贸n de fichajes desglosada en d铆as y agrupadas por semana. En el informe nos indicar谩 los datos del empleado o agente al que pertenece el registro: nombre completo, nif y per铆odo al que pertenece el registro horario.

驴C贸mo Generar un Informe Por Empleado y D铆a?

El informe por empleado y d铆a se usa para generar un informe de horas en un per铆odo concreto que seleccionaremos a trav茅s de las opciones de filtro de este apartado. Con lo cual, lo que debemos hacer es rellenar los campos de filtro del apartado y pinchar en el bot贸n “Filtro” para que se apliquen.

filtrar-registros

Veremos m谩s abajo la tabla resultado del filtro de empleado y fechas realizado.

editar-registros

Esta es la tabla que se generar谩 en formato .pdf de forma autom谩tica al pinchar la 3陋 opci贸n del apartado informes “Informe por empleado y d铆a”.

informe-empleado-dia

Autom谩ticamente, el informe en formato .pdf ser谩 generado. En cada hoja nos aparecer谩 un empleado con sus datos correspondientes: nombre completo, nif y registro de horas del d铆a seleccionado en el filtro previo.

驴C贸mo exportar el Informe de Horas a .csv?

Otra de las opciones que nos da el sistema es la generaci贸n de Informes de Horas que podemos descargar directamente en formato .csv. Este informe nos aportar谩 los datos resultante del filtro seleccionado indicando: rango de tiempo, empleado / empleados, d铆as, hora de entrada y salida, total de horas trabajadas… es decir, un informe completo de todos los datos. 驴C贸mo lo descargamos? Sigue los pasos que describiremos en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes a continuaci贸n:

1. En primer lugar, como en apartados anteriores, usamos los filtros de la pesta帽a “Fichaje” para seleccionar el registro que deseamos que se genere en el informe. Rellenamos los datos pertinentes y pinchamos en el bot贸n “Filtrar” para que se ejecute la selecci贸n:

filtrar-registros

2. A continuaci贸n, pinchamos en “Informes” y en la opci贸n “Exportar tabla a CSV”:

exportar-tabla-csv

3. Autom谩ticamente nos descargar谩 dicha selecci贸n (informe) en formato .csv:

exportar-tabla-horas

驴C贸mo exportar Resumen de Horas a .csv?

En nuestro panel de administrador, encontramos un informe que se llama “Totales”. Este es el que nos indicar谩 de forma resumida la suma de horas trabajadas por los empleados en el rango de tiempo que indiquemos en el filtro de la pesta帽a “Fichaje” (el informe “Exportar tabla” es m谩s detallado). Para poder exportar este informe en formato .csv, sigue los pasos que mostramos a continuaci贸n en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes:

1. Nos vamos a la pesta帽a “Fichaje” y en el apartado “Filtro”, rellenamos todos los datos que sean importantes para generar el resultado en rango de tiempo y personal deseado (por ejemplo 1 semana y todos los empleados). Pinchamos por 煤ltimo el bot贸n “Filtro” para que los datos se procesen:

informes-totales

2. Una vez vemmos en pantalla la tabla resultante de nuestro filtro, pinchamos en “Informes” y “Exportar totales a .CSV”.

informe-totales-csv

3. De forma inmediata se descargar谩 un archivo .csv en nuestro PC el cual detallar谩 el nombre del empleado y la suma de horas trabajadas en el rango seleccionado.

csv-totales

 

 

Hasta aqu铆 nuestro Manual de Administrador de Sistema de Fichajes. si deseas seguir aprendiendo diferentes funcionalidades del sistema de call center y manejar a la perfecci贸n todas las ventajas que ofrece, 隆no dejes de buscar m谩s informaci贸n en nuestro blog!

 

 

 

(Votos: 1542 )

Por: Nati CaballeroPublicado el: 13 de diciembre de 2021

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