¿Cómo hacer una base de datos de clientes para telemarketing?

En esta ocasión, mostraremos 📈 cómo hacer una base de datos de clientes que optimice las ventas de las empresas de telemarketing 💶. Aprende las claves para tener una base de daatos actualizada. ¡Sigue leyendo!

Contar con una base de datos de clientes actualizada es la clave para cualquier negocio, pero especialmente si te dedicas a la televenta.

Pero, ¿cómo hacer una base de datos de clientes adecuada?, ¿qué información básica debe contener?, ¿qué dice la ley sobre recopilar datos de terceros?, ¿cómo y cuándo nos está permitido usar esta información?. Te lo explicamos todo a continuación.

BASE DATOS DE CLIENTES, ¿QUÉ ES?

Antes de explicar en profundidad cómo hacer una base de datos de clientes, debes saber bien de qué se trata y qué aspectos puede abarcar.

Una base de datos de clientes es el registro donde se incluyen los datos relevantes a cerca de los clientes de una empresa o los leads potenciales.

Es una poderosa herramienta para el marketing y la televenta, ya que gracias a ella se puede conocer el perfil de los clientes potenciales y poner en marcha las estrategias de marketing o fidelización adecuadas a cada uno de ellos y en función del embudo de ventas en el que se encuentre.

Estas bases datos de clientes contemplan desde datos básicos de los clientes o potenciales leads, como: su nombre, dónde vive o edad, hasta un seguimiento de su comportamiento durante la compra o segmentación según su perfil.

Gracias a las bases de datos, las empresas cuentan con información valiosa para poner en marcha sus campañas de televenta.

BASE DATOS DE CLIENTES, ¿EN QUÉ ME PUEDE AYUDAR EN MI NEGOCIO?

Si nos estamos planteando saber como crear base de datos para optimizar la televenta, a la hora de recopilar datos nos ayudará mucho conocer hasta qué punto una base datos de clientes puede ayudar a optimizar las ventas de nuestro negocio.

Esta información relevante sobre el público al que le podría interesar el producto que vendemos, nos permitirá afinar mejor nuestras campañas de venta e incrementar la rentabilidad de la empresa.

Las bases de datos de clientes son muy útiles para basar las campañas de marketing dirigidas a un público específico, definir estrategias más acertadas y reunir los contactos tanto de clientes como de proveedores y, por ejemplo, enviarles mensajes personalizados.

Una base de datos bien afinada nos da la posibilidad de:

– recuperar antiguos clientes o indecisos,

– ofrecer promociones personalizadas que atiendan a cada tipo de comprador e incluso crear productos especialmente diseñados para ellos,

– aumentar tus ventas mediante técnicas como el email marketing, el telemarketing y el remarketing,

– mantener a nuestros clientes y leads potenciales informados sobre tus novedades, descuentos especiales y muchísimo más.

BASE DATOS DE CLIENTES, ¿QUÉ TIPOS DE DATOS EXISTEN?

Cuando nos planteamos cómo hacer una base de datos de clientes, debemos tener en cuenta que las posibilidades en cuanto a qué datos de nuestros clientes recopilar, son infinitas. Es importante considerar qué información es especialmente lógica y útil para nuestra empresa.

La siguiente información será una buena guía a la hora de saber cómo conseguir una buena base de datos de clientes:

– Información básica de contacto: nombre del cliente o lead potencial, dirección de email, número de teléfono, etc.
– Datos de la compra: del producto o servicio adquirido, hora de compra, forma de pago, etc.
– Datos demográficos: fecha de nacimiento, lugar de residencia, aficiones, etc.
– Feedback: resultados de encuestas, consultas, quejas, valoraciones, etc.

BASE DATOS DE CLIENTES, ¿PARA QUÉ USARLAS EN TELEMARKETING?

Si te estás planteando saber cómo hacer una base de datos de clientes para organizar la información pero no sabes hasta qué punto podemos aprovechar este recurso, no dejes de leer este apartado.

Una base datos de clientes se puede utilizar con múltiples objetivos diferentes, pero todos ellos estarán destinados a optimizar el funcionamiento, rentabilidad y / o ventas de la empresa.

Desarrollamos a continuación algunos campos empresariales donde se les puede sacar mucho partido a una base datos de clientes:

Análisis de compras

Según el perfil y comportamiento de los clientes, se pueden conocer cuáles son los productos más requeridos y decidir qué productos poner a la venta.

Gracias a esto, las empresas pueden prever con antelación las necesidades de stock de los productos más demandados.

Previsión de ventas

Una base datos de clientes actualizada también ayuda a estimar la probabilidad de ventas del negocio según la época.

Las empresas son capaces de conocer con antelación qué artículos se van a vender más o cuáles menos, lo que serán las ventas totales estimadas, o qué hacer para optimizar las ventas.

Plantear estrategias de marketing

Una base datos de clientes, proveedores y productos es también esencial para conocer el perfil de los usuarios y sus comportamientos de compra.

Esto es imprescindible para poner en marcha estrategias de marketing efectivas que atraigan a nuevos clientes y fidelicen a los que ya teníamos.

BASE DATOS CLIENTES, ASPECTOS IMPORTANTES PARA CREARLA Y GESTIONARLA

En este apartado del artículo “Cómo hacer una base de datos de clientes para telemarketing” indicaremos aquello que no puedes pasar por alto al crear una base datos de clientes.

A la hora de elaborar bases datos de clientes es necesario que tengamos en cuenta una serie de aspectos y requisitos como los que indicaremos a continuación:

Segmentar de clientes

Uno de los puntos más importantes a la hora de saber cómo hacer una base de datos de clientes de éxito es la adecuada segmentación de clientes. Es necesario crear diversos apartados en los que diferenciar los distintos tipos de clientes que tenemos o leads potenciales.

Por ejemplo, podemos diferenciar entre:

– Según el tipo de cliente: recurrentes y ocasionales.

– Según el tipo de productos que suelen comprar.

– Según su edad y sexo…

Lo ideal es tener claro cuál es nuestro buyer persona principal, y en función de esto, segmentar entre diferentes perfiles.

Según el perfil de cada cliente, se le ofrecerán unos u otros productos, o se les impactará de diferentes formas.

Actualizar registros

Los registros deben actualizarse constantemente para añadir nuevos clientes a la base de datos o retirar los de aquellos que desistieron del consentimiento de contacto.

El objetivo es tener una base de datos de clientes cada vez mayor, pero a la vez, mejor filtrada para que derive en más oportunidades de venta.

Validar mediante Lista Robinson

Como ya indicábamos en el apartado anterior, la base de datos se debe revisar periódicamente para comprobar que no existen registros equivocados, con información obsoleta o falsa.

Cuando estás aprendiendo como crear base de datos de clientes adecuadamente, debes saber que una de las reglas más importantes es la validación periódica de la base datos clientes con la Lista Robinson.

Validar nuestra base de datos con la Lista Robinson oficial nos permitirá no correr peligro de multas por incumplir la ley de Protección de Datos.

Los datos que provienen de fuentes como newsletter o concursos en redes sociales están exentos de esta validación, ya que es el propio usuario el que ha indicado sus datos. El problema viene cuando sustraemos los datos de otras fuentes: compra de base de datos, fuentes públicas… etc.

>> Hay que destacar, también, que hay formas mucho más sencillas de tener una base datos de clientes actualizada y contrastada con la Lista Robinson automáticamente. Esto lo conseguimos gracias a un Software de Telemarketing como el de GESDITEL, que de base contiene todos estos servicios.

Cumplir con este apartado es imprescindible además para poder contar con información verídica y fiable.

Puedes leer ampliamente sobre este tema en nuestro artículo “LISTA ROBINSON ESPAÑA, CÓMO HACER TELEMARKETING Y CUMPLIR LA LEY”.

¿COMO CREAR BASE DE DATOS DE CLIENTES?

El hecho de tener clientes en la empresa no significa que tengamos una base de datos de clientes o que nuestras ventas estén lo suficientemente afinadas con ellos.

Para crear una base de datos, debemos recopilar información de forma organizada de cada cliente y almacenarla en un único sistema.

¿Cómo crear una base de datos de clientes?, ¿qué datos necesito?, ¿cómo los recopilo?, ¿es legal?. Todo depende del negocio al que nos dediquemos, pero lo que sí podemos asegurar es que de una forma u otra, el éxito de este sistema de optimización de ventas está 100% garantizado.

Respondemos a continuación todas las cuestiones imprescindibles que nos pueden pasar por la cabeza a la hora de investigar sobre como crear base de datos de clientes para nuestra empresa:

Consejos que no debes pasar por alto

La creación de una base de datos y recopilación de información del cliente debe estar bien planificada, ya que de no hacerlo bien, corremos el riesgo de recibir sanciones o de perder la confianza del cliente.

La clave para una buena gestión de los datos de clientes radica sobre todo en recopilar información de forma ética, almacenarlos de forma segura y gestionarlos eficientemente.

Para implementar lo anterior, debemos seguir los siguientes consejos:

Priorizar la seguridad de la información almacenada de los clientes

La seguridad de los datos recopilados siempre debe ser lo más importante, ya que una violación de datos puede derivar en una costosa multa o sanción para nuestra empresa.

Por lo tanto, es necesario contar con un plan concreto sobre cómo recopilar los datos de forma segura sin correr ningún riesgo de este tipo. Las siguientes medidas son una buena base para conseguirlo:

– Invertir en un sistema de telemarketing como el de GESDITEL que incluye la revisión automática de datos y validación con lista robinson oficial.

– Utilizar un sistema de respaldo.

– Instruir de forma regular a los empleados sobre las novedades en cuanto a protección de datos de clientes.

Recopilar datos de forma ética

Esto requiere que las personas sobre las que se almacena la información sean conscientes de ello y lo consientan.

Cualquier empresa que recopile datos de los clientes sin su conocimiento y consentimiento, además de actuar de forma inmoral, se arriesga a que le pierdan la confianza.

A continuación, indicaremos algunas formas de recopilar datos de clientes de forma ética:

– Transparencia: es necesario comunicar a nuestros clientes nuestro plan para recopilar ciertos datos de manera abierta y transparente.

– Consentimiento: debemos proporcionar al cliente la opción de dar su consentimiento para la recopilación de estos datos, por ejemplo, mediante un cuadro de diálogo de suscripción.

– Aceptación de términos y condiciones: tenemos que formular y publicar una política de privacidad en nuestra web.

Recopilar información con un propósito

Si no tienes un buen sistema de recopilación de información para tu base datos de clientes, demasiada información puede nublarte la vista y ser abrumadora en lugar de útil.

Por lo tanto, debemos considerar estratégicamente qué datos ofrecen un valor agregado real para nuestra empresa y concentrarnos durante el proceso de recopilación de datos.

Nuestra guía para saber si estamos recopilando correctamente los datos para nuestro propósito, serán las siguientes preguntas:

– ¿Cómo se analizan los datos individuales?

– ¿Cómo se alinean los datos con nuestros objetivos corporativos generales?

– ¿Cómo ayudan los datos recopilados a mejorar la experiencia del cliente?

Utilizar un software de base de datos de clientes

A la hora de aprender sobre cómo hacer una base de datos de clientes, debes saber que contar con una herramienta poderosa, como el software de telemarketing de GESDITEL, es esencial para la recopilación, gestión y seguridad de los datos de los clientes.

Las empresas que actúan correctamente según las regulaciones de protección de datos guardan los datos de los clientes en una base de datos segura, utilizando herramientas de este tipo.

Al elegir la herramienta adecuada, debemos asegurarnos de que cumpla con los requisitos del RGPD. Las principales ventajas de este tipo de sistemas son:

– Tener todos los datos almacenados en una única plataforma.

– Rastrear fácilmente las interacciones de los clientes.

– Obneter una imagen coherente de su cliente.

– Poder tomar decisiones gracias a los informes estadísticos derivados de estas interacciones.

Hacer una copia de seguridad

Al aprender cómo hacer una base de datos de clientes, debemos tener en cuenta que es necesario contar con una protección de datos bien desarrollada y una copia de seguridad fiable.

Esta será la única forma de restaurar nuestros datos y proteger la información almacenada por la empresa en caso de que se produzcan averías.

A la hora de determinar qué plan de respaldo es el adecuado para nuestra empresa, debemos hacernos las siguientes preguntas:

– ¿Con qué presupuesto contamos para la protección de datos?

– ¿Dónde almacenaremos las copias de seguridad?

– ¿Qué tipo de copia de seguridad es mejor para nuestra empresa?

Actualizar y validar la base de datos de clientes potenciales

La información de los clientes cambia constantemente. Por ello, es importante programar una limpieza de datos con regularidad revisando la información de los clientes y eliminándolos o actualizándolos si es necesario. Debemos tener en cuenta lo siguiente:

– Realizar auditorías de datos a menudo para conocer el estado actual de los datos de nuestros clientes.

– Asegurar que el formato de los datos sea coherente.

– Evitar la descoordinación entre áreas organizando los datos de nuestros clientes de manera interdepartamental.

Hacer que el equipo participe a través de la formación

Una poderosa herramienta de telemarketing y una estrategia adecuada para recopilar, administrar y hacer copias de seguridad de datos son inútiles si nuestro equipo no es capaz de sacar partido de todo ello.

Por lo tanto, invertir en la formación de nuestros empleados  es necesario para asegurarnos de que dominan el manejo de los datos de los clientes correctamente.

Información imprescindible que debe contener una base datos de clientes

En este apartado del artículo “Cómo hacer una base de datos de clientes para telemarketing”, indicaremos aquella información necesaria que debe contener una base de datos de televenta.

Lo habitual es que una base datos de clientes al menos contenga información general como nombre completo, teléfono e email.

Pero hay que pensar un poco más allá. Si por ejemplo, deseamos desarrollar acciones de marketing en días especiales como el cumpleaños, debemos indicar también su fecha de nacimiento, para enviar una correspondencia, debemos tener su dirección, etc.

Podemos comenzar por crear un formulario de registro basado en lo que necesitamos saber acerca de nuestros clientes analizando qué datos adicionales son relevantes para nuestra empresa:

Información transaccional

Esto se refiere a todos los datos relativos al comportamiento de clientes: compras, fechas de pedidos, carritos de compra abandonados, devoluciones, etc.

Datos comportamentales

Estos se refieren por ejemplo a si se han suscrito al boletín de noticias, tasa de apertura de correos electrónicos, descargas de eBooks, inscripción en eventos, etc. y sirven para definir la relación del cliente con la empresa.

Datos sociodemográficos

Estos datos nos indicarán sus preferencias, nivel de estudios, estilo de vida, contexto de compra, etc.

Datos generales

Se refiere a los datos fuera de línea, como por ejemplo: número de teléfono, dirección postal, etc.

BASE DE DATOS DE CLIENTES, ¿CÓMO RECOPILAR INFORMACIÓN?

Para contar con una base datos clientes de éxito, debes saber cómo conseguir la información. Existen diferentes métodos para conseguir los datos de los clientes (o leads potenciales) para configurar la mejor y más organizada red de clientes. Te indicamos algunas opciones a continuación:

– Landing Pages: donde incluir formularios de registro para que el usuario indique sus datos.

– Email marketing: se puede recopilar información a través del chat web o adquirir listas de email marketing a las que dirigirnos.

– Newsletter o suscripción: si contamos en nuestra web con una newsletter en la que ofrecemos algo que nuestro público demanda, podemos aprovecharlo incluyendo en la web una sección de “Suscribirse a la newsletter” para que los clientes interesados nos faciliten sus datos.

– Redes sociales: podemos desarrollar actividades como sorteos o incluir promociones de algún producto que harán que los usuarios nos proporcionen sus datos.

– Comprar base de datos de clientes: existen empresas que se dedican a la venta online de base de datos de clientes. Esta puede parecer una opción muy sencilla de conseguir contactos, pero también es muy arriesgada, ya que debemos asegurarnos de que cumplan con la ley de Protección de Datos.

– Software de telemarketing de GESDITEL: incluye, entre otras funcionalidades, la de subida de Bases de Datos clientes particulares o de empresa filtradas por categoría, código portal o lo que necesitemos.

El programa de telemarketing de GESDITEL es la forma más sencilla de conseguir una base de datos actualizada y segura en un clic con validación automática de la Lista Robinson según requiere la ley para evitar sanciones.

Además de todo lo anterior, existen otras técnicas para sustraer datos de las webs públicas. Cuando realizamos recolecta de datos por métodos como este es muy importante validarlos con la Lista Robinson para no correr el riesgo de sanción.

PROGRAMAS PARA CREAR BASE DE DATOS

En este último apartado del artículo “Cómo hacer una base de datos de clientes para telemarketing” veremos algunos ejemplos de programas que nos pueden ayudar a crear una base de datos:

Microsoft Excel

Las hojas de cálculo de Excel son una de las vías más rápidas y sencillas de crear una base de datos clientes. Hace posible dividir los registros en filas y establecer diversos valores para las columnas.

Un programa sencillo e intuitivo para el que no se necesitan conocimientos de programación o de informática.

El problema está en una base de datos en excel no puede albergar un gran volumen de datos (ingestionable) o ser editada por muchos usuarios (puede llevar a la desorganización y errores).

Microsoft Access

Es otro sistema desarrollado por Microsoft para crear bases de datos de clientes mediante tablas. Es muy sencilla, pero sus funcionalidades no van mucho más allá que la de almacenar los datos.

CRM (Customer Relationships Management)

Se trata de softwares más complejos que permiten gestionar todo lo relacionado con los clientes de la empresa.

El software para telemarketing de GESDITEL es un CRM enfocado a las ventas telefónicas con el que no tendrás que aprender cómo hacer una base de datos de clientes.

La plataforma de GESDITEL, además de proporcionar la base de datos y verificación lista robinson, tiene otras muchas funcionalidades como realizar llamadas automáticas según diferentes opciones de marcación y devolver informes estadísticos de ventas para optimización de las campañas.

Softwares de gestión empresarial

Por su parte, los software de gestión empresarial (ERP) tienen además opciones para facturación, logística, recursos humanos, marketing y entre otros.

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Hasta aquí todo lo que necesitas saber sobre como crear base de datos. Ponte manos a la obracon la base de datos de tu perfil de cliente y comienza a optimizar las ventas de tu empresa.

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