Manual de Administrador de Sistema de Fichajes

🚀 En este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes que leerás a continuación aprenderás a sacar el máximo partido al informe de horas de los trabajadores de tu empresa. 🤓 ¡Sigue los pasos que indicamos a continuación!

¿Cómo acceder a los fichajes de los agentes desde el panel de administrador de mi software call center?

En primer lugar, para ver los fichajes de nuestros agentes, sacar informes de horas, editar registros y realizar todo tipo de configuraciones y gestiones del panel de fichajes, debemos acceder al panel de administración de nuestro software de call center. Para acceder al panel de fichajes, seguiremos los siguientes pasos:

Vista previa de los cambios (abre en una nueva pestaña)1. Accedemos al panel del software call center introduciendo nuestras credenciales de administrador.

2. Nos dirigiremos a la pestaña «FICHAJE» que encontraremos a la izquierda del panel.

Ahora seremos capaces de ver todos los agentes que han fichado durante el día, mediante los filtros, podremos consultar días concretos y también tenemos acceso a la edición de algunos datos que explicaremos en otros apartados que siguen.

¿Qué datos de fichajes de agentes puedo conocer desde el panel de administrador de mi software call center?

Cuando accedemos a la pestaña «Fichaje» podemos ver en primer lugar el panel de fichaje que nos permitirá realizar filtros para que nuestras búsquedas sean más concretas en caso de necesitarlo.

Más abajo, vemos la tabla resultante del filtro de datos realizado. Entre los datos a los que tendremos acceso y que podemos ver en esta tabla, están los siguientes:

• Fecha: día en el que se realizó el registro de Entrada o Salida.
• Hora: hora en la que se efectuó el registro de Entrada o Salida.
• Tipo: el tipo de registro realizado, si fue Entrada o Salida.
• Empleado: nombre y extensión del empleado al que pertenece el registro horario.
• Duración: se refiere a las horas que el agente ha estado activo (cuando es registro de entrada) o las horas de ausencia (en el registro de una salida).
• Comentarios: si pinchamos en el lápiz, se nos abrirá una ventana donde será posible insertar una anotación acerca del registo en cuestión.
• Válido: ene esta columna se indica si el registro es Válido (si está todo correcto) o Inválido (si fue invalidado por el admnistrador por algún error).
• IP: Indica la IP desde la que se efectuó el registro de fichaje.
• Fuente: indica si se hizo de forma manual por el propio agente.
• Mapa: Indica el lugar desde el que se efectuó el fichaje de entrada o salida. Si pinchamos en el icono se despliega un mapa de localización exacta.
• Acciones: para invalidar directamente (borrar) un registro válido.

¿Cómo Gestionar Informes de Horas de Agentes con el Manual de Administrador de Sistema de Fichajes?

El sistema de fichajes de nuestro software call center nos permitirá realizar múltiples funciones en cuanto al control de tiempos, horarios, estadísticas de rendimientos de nuestro personal, así como sacar un Informe de Control de Horas cuando te sea necesario. Con este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes serás capaz de sacar el máximo partido a este apartado de forma muy sencilla.

¿Cómo insertar un fichaje de agente desde el panel de administrador de mi software call center?

Nos puede ocurrir que alguno de los agentes por cualquier cuestión, no haya podido fichar algún día. En este caso solo el administrador desde su panel, tendrá la opción de insertar un fichaje pasado el tiempo en el panel del agente. Mostramos a continuación cómo desarrollar esta acción una vez nos encontremos dentro del panel de administrador y en la pestaña «Fichaje» como se ha indicado en el primer apartado de este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes :

1. Para iniciar un nuevo registro horario, pinchamos en «+ Añadir fichaje»:

2. En la nueva ventana que aparece, veremos ahora la opción de insertar los datos para el registro:

• Empleado: seleccionaremos el empleado al que vamos a añadir el registro o fichaje (o no seleccionamos ninguno si deseamos que nos aparezcan todos, es decir, mantenemos este campo en blanco).
• Tipo: elegimos si es un registro de entrada o salida (o no elegimos ninguno para que aparezcan ambos, lo mantenemos en «elegir un tipo»). Para añadir un día completo, completaremos en primer lugar esta ventana con los datos para entrada y después, iniciaremos un nuevo registro eligiendo la opción «salida» en el campo «tipo».
• Fecha: seleccionaremos en el calendario la fecha actual o anterior en la que queremos insertar el registro nuevo que estamos completando.
• Hora: insertamos la hora deseada (no es necesario hacerlo si no es un dato importante).
• Comentario: podemos usar este campo para añadir alguna anotación interna o recordatorio de por qué se hizo el fichaje desde administrador. Ej: el agente tuvo problemas de acceso a la plataforma.

Importante: no olvidar «Guardar» los cambios para que queden los datos grabados.

¿Cómo editar un registro horario desde el panel de administrador de mi software call center?

En este apartado del Manual de Administrador de Sistema de Fichajes mostraremos cómo editar un registro horario. En ocasiones nos puede ocurrir que un agente haya insertado el fichaje de forma errónea. Por ejemplo que en vez de picar salida haya picado en la tecla «entrada» dos veces en un día, que se le haya olvidado picar de entrada o de salida… etc.

Estos registros horarios pueden ser modificados pero solo desde el panel de administrador. Mostramos a continuación en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes los pasos a seguir para editar un registro una vez nos encontremos dentro del panel de administración y en la pestaña «Fichaje» como se indicó en el primer apartado.

1. A la cabecera de la ventana de «Fichaje», podemos seleccionar la fecha en concreto y empleado para encontrar el registro que vamos a editar. Rellenamos entonces los datos pertinentes y pinchamos en el botón filtrar:

2. Una vez pinchemos en el botón «Filtrar», nos aparecerá de inmediato más abajo el registro que necesitamos editar. Como podemos ver, las ediciones que podemos realizar en un registro son:

• Comentarios: para insertar alguna aplicación.
• Acciones: aquí podemos «invalidar» el registro de entrada o de salida que hayamos seleccionado. cuando pinchamos en «Invalidar», el registro en concreto desaparece, es borrado. Esto es muy útil cuando se trata por ejemplo de un registro de fichaje iniciado o finalizado a una hora errónea, ya que en este caso, invalidaremos el registro erróneo (lo borraremos) e insertaremos uno nuevo como se explicó en el apartado anterior.

¿Cómo Detectar Errores Comunes de Registro Horario?

Antes de sacar informes de horas, es conveniente revisar que los registros de los agentes se hayan efectuado de forma correcta. Cuando tenemos pocos trabajadores insertados, puede que sea una tarea más sencilla de detectar de forma visual, pero cuando el número de empleados es mayor, podemos hacer uso de esta funcionalidad de la herramienta que nos evitará muchos quebraderos de cabeza.

Para detectar errores comuenes de registro horario de forma sencilla. Iniciamos sesión como se indicaba en el primer apartado de este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes y nos dirigimos a la pestaña «Fichaje».

Desde la vista de la pestaña «Fichaje», pinchamos en «Buscar errores frecuentes»:

En la ventana que nos aparecerá a continuación. definiremos los agentes para los que deseamos buescar errores de fichaje:

• Seleccionar todo: para que nos aparezcan todos los agentes disponbles.
• Seleccionar nada: para escribir manualmente el nombre de un agente en cuestión.
• Crlt: mantenemos pulsada la tecla control cuando deseamos seleccionar varios agentes (no todos).

También definiremos en esta ventana el año y mes concretos para el que deseamos buscar errores de registro.

Para finalizar, no debemos olvidar pinchar en el botón «Mostrar».

Una vez pinchemos en la tecla «Mostrar» del paso anterior, nos aparecerán en pantalla los mensajes:

• No se han encontrado errores: si todos los registros horarios están bien insertados.

• O mensaje los los posibles errores a corregir: se recomienda que si aparecen errores, antes de tomar otra acción, volvamos al panel de fichajes a verificar por qué saltó esa alerta.

Una vez hayamos verificado que efectivamente alguno de los posibles errores detectados es cierto, el sistema nos hace algunas sugerencia de corrección de los registros. Podemos gestionarlos de la siguiente manera:

• Invalidar el fichaje que seleccionemos.

• Crear desde aquí un nuevo fichaje en sustitución (entrada, salida o ambos).

¿Cómo Generar Informes de Horas de Agentes?

Con este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes aprenderás ahora a generar informes de horas de agentes. En nuestro panel de administrador de software call center, tenemos también la opción de generar informes de fichajes en formato .pdf o .csv de nuestros empleados (todos o alguno en concreto) y fechas o períodos concretos.

El software, además de mostrar en los informes el número total de horas trabajadas por nuestros agentes, es capaz de calcular y mostrar también en ellos el número de horas extra desempeñadas. El cálculo de horas extra se hace en base al número de horas de contrato de cada trabajador.

Para generar informes de horas, después de acceder al panel de administrador y pestaña «Fichaje» como se indica en el apartado primero, seguiremos los pasos que se indican a continuación:

1. Una vez nos encontremos en la pestaña «Fichaje» y al pinchar en informes, nos aparecerá un desplegable donde podemos elegir el tipo de informe que necesitamos generar:

• Informe por empleado y mes en formato .pdf
• Informe agrupado por semana en formato .pdf
• Informe por empleado y día en formato .pdf
• Exportar tabla en formato CSV
• Exportar totales en formato CSV

¿Cómo Generar un Informe de Horas por Empleado y Mes?

Nos encontramos dentro del sistema, en el apartado «Fichaje». Al pinchar en el botón «Informes» como se indicaba en el apartado anterior, nos aparecerá un desplegable. Seleccionamos en él la primera opción «Informe por empleado y mes»:

Nos aparecerá a continuación la siguiente ventana:

Rellenamos los datos de empleado (todos o alguno en concreto), año y mes del que deseamos generar el informe. Para finalizar, pinchamos en el botón «Imprimir» y se generará un archivo .pdf que mostrará en una tabla un resumen de horas desglosado por día, semana y empleado.

¿Cómo Generar un Informe Agrupado por Semana?

En este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes abordaremos ahora el apartado de  informe agrupado por semana, el cual nos permitirá generar un .pdf donde encontraremos un resumen de las horas trabajadas por los agentes (o alguno en concreto) y en una semana concreta. Pinchamos en la opción 2ª «Informe agrupado por semana»:

Nos aparecerá ahora la ventana donde rellenar los campos de filtro: empleado / empleados, la fecha desde y hasta para seleccionar el período concreto y los campos hora si es un dato importante para nuestro filtro.

Pinchamos en el botón «Imprimir» para generar el informe en formato .pdf con la información de fichajes desglosada en días y agrupadas por semana. En el informe nos indicará los datos del empleado o agente al que pertenece el registro: nombre completo, nif y período al que pertenece el registro horario.

¿Cómo Generar un Informe Por Empleado y Día?

El informe por empleado y día se usa para generar un informe de horas en un período concreto que seleccionaremos a través de las opciones de filtro de este apartado. Con lo cual, lo que debemos hacer es rellenar los campos de filtro del apartado y pinchar en el botón «Filtro» para que se apliquen.

Veremos más abajo la tabla resultado del filtro de empleado y fechas realizado.

Esta es la tabla que se generará en formato .pdf de forma automática al pinchar la 3ª opción del apartado informes «Informe por empleado y día».

Automáticamente, el informe en formato .pdf será generado. En cada hoja nos aparecerá un empleado con sus datos correspondientes: nombre completo, nif y registro de horas del día seleccionado en el filtro previo.

¿Cómo exportar el Informe de Horas a .csv?

Otra de las opciones que nos da el sistema es la generación de Informes de Horas que podemos descargar directamente en formato .csv. Este informe nos aportará los datos resultante del filtro seleccionado indicando: rango de tiempo, empleado / empleados, días, hora de entrada y salida, total de horas trabajadas… es decir, un informe completo de todos los datos. ¿Cómo lo descargamos? Sigue los pasos que describiremos en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes a continuación:

1. En primer lugar, como en apartados anteriores, usamos los filtros de la pestaña «Fichaje» para seleccionar el registro que deseamos que se genere en el informe. Rellenamos los datos pertinentes y pinchamos en el botón «Filtrar» para que se ejecute la selección:

2. A continuación, pinchamos en «Informes» y en la opción «Exportar tabla a CSV»:

3. Automáticamente nos descargará dicha selección (informe) en formato .csv:

¿Cómo exportar Resumen de Horas a .csv?

En nuestro panel de administrador, encontramos un informe que se llama «Totales». Este es el que nos indicará de forma resumida la suma de horas trabajadas por los empleados en el rango de tiempo que indiquemos en el filtro de la pestaña «Fichaje» (el informe «Exportar tabla» es más detallado). Para poder exportar este informe en formato .csv, sigue los pasos que mostramos a continuación en este Manual de Administrador de Sistema de Fichajes:

1. Nos vamos a la pestaña «Fichaje» y en el apartado «Filtro», rellenamos todos los datos que sean importantes para generar el resultado en rango de tiempo y personal deseado (por ejemplo 1 semana y todos los empleados). Pinchamos por último el botón «Filtro» para que los datos se procesen:

2. Una vez vemmos en pantalla la tabla resultante de nuestro filtro, pinchamos en «Informes» y «Exportar totales a .CSV».

3. De forma inmediata se descargará un archivo .csv en nuestro PC el cual detallará el nombre del empleado y la suma de horas trabajadas en el rango seleccionado.

Hasta aquí nuestro Manual de Administrador de Sistema de Fichajes. si deseas seguir aprendiendo diferentes funcionalidades del sistema de call center y manejar a la perfección todas las ventajas que ofrece, ¡no dejes de buscar más información en nuestro blog!