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☎️ Aprende en este artículo que es una PBX, cómo funciona y cómo puede ayudar a las comunicaciones de tu empresa. 🤓 ¡No dejes de leer este interesante artículo!
¿Que es PBX?
PBX significa “Private Branch Exchange” y es un tipo de sistema telefónico que utiliza tecnología de protocolo de voz sobre Internet (VoIP) basada en software para enrutar llamadas desde un dispositivo conectado a internet a líneas telefónicas estándar.
Permite a los usuarios realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar a través de Internet, además de otras funciones de una centralita tradicional, como marcación de extensiones, enrutamiento de llamadas y correo de voz.
Es una forma de organizar y administrar el sistema telefónico en una empresa gracias a la cual los usuarios pueden establecer comunicaciones sin necesidad de líneas telefónicas tradicionales o líneas telefónicas en absoluto.
Los PBX empresa son utilizados por grandes compañías que necesitan un sistema con más funciones que un sistema telefónico de oficina normal. Se pueden utilizar para comunicaciones de voz, fax, videoconferencias y otras tareas relacionadas con la telefonía.
A menudo se usan para negocios, pero también se pueden usar de forma particular:
- Comunicaciones internas: para realizar llamadas internas entre diferentes departamentos de forma gratuita a través de las extensiones.
- Comunicaciones externas: llamadas a todo el mundo fuera de la oficina o la empresa a clientes, proveedores, etc.
Ofrecen muchos beneficios, como bajo costo, fácil integración con otros servicios y fácil escalabilidad.
Nos podemos referir a este sistema de comunicación con infinidad de términos, pero al final todos significan lo mismo. Podemos referirnos a PBX, usando los siguientes términos:
- PBX
- Centralita PBX
- Central PBX
- Cloud PBX
- PBX VoIP
- PBX IP
- PBX Virtual
- Cloud PBX
- PBX en la Nube
- PBX Hosteada
- PBX Hospedada
Es una solución ideal para empresas que necesitan brindar servicio telefónico a todos sus empleados, pero no quieren invertir en hardware e infraestructura (ofrece ahorro de costos y flexibilidad). También es útil para las personas que quieren hacer llamadas desde casa, pero no tienen un teléfono fijo tradicional.
El principal beneficio de usar un PBX virtual es su implementación fácil y rentable. El costo de instalación y operación es menor que el de los sistemas tradicionales, lo que lo convierte en una solución ideal para empresas con presupuestos ajustados.
PBX, ¿para qué sirve?
Una PBX sirve para gestionar las llamadas entrantes y salientes de una centralita de teléfono. Distribuye a las diferentes extensiones IP de un mismo número de contacto principal, o las deriva a un operador varios números de teléfono.
Conecta diferentes dispositivos entre sí y les permite realizar llamadas internas (por ejemplo, dentro de una empresa) a través de la red de internet sin necesidad de usar la red de telefonía convencional y de forma gratuita.
Este sistema también permite efectuar llamadas externas usando diferentes canales como VoIP, ISDN o incluso analógico (es compatible).
Adicionalmente, dispone de funcionalidades tales como transferir llamadas, buzón de voz, grabación de llamadas, menús de voz interactivos (IVRs) y colas de llamada.
-> Ahora que ya sabes que es un PBX y para qué sirve, sigue leyendo para conocer sus funciones y ventajas.
PBX IP, ¿cuáles son sus funciones?
Ya hemos hablado de algunos beneficios derivados de usar PBX IP como sistema de comunicación, sobre todo para empresas.
Las ventajas más destacables sin duda son que permite conectar diferentes dispositivos entre sí y realizar llamadas internas de forma gratuita sin necesidad de usar la red de telefonía pública, ya que estas comunicaciones usan la red de internet.
Aún así, existen otras muchas funciones que una PBX Virtual puede realizar, y que detallamos a continuación:
– Proporcionar un número telefónico corporativo con el que contactar a todas las personas de una empresa.
– Realizar múltiples llamadas a la vez desde la misma red de internet.
– Realizar una gestión óptima de las llamadas: desvíos, transferencias, conferencias, gestión de colas de espera, etc.
– Automatizar la llamada de respuesta, según un menú de opciones que el usuario puede seleccionar para dirigirse a una extensión o departamento en cuestión.
– Distribuir llamadas entre los empleados de una empresa en función de la extensión.
– Permitir la personalización de llamadas, ya que es capaz de identificar al interlocutor cuando contacta.
– Realizar y registrar grabaciones de llamadas.
– Registrar datos y estadísticas completos para analizar el volumen telefónico de una empresa.
El uso de este sistema permite además a las compañías asegurarse de que las conexiones se realizan de forma correcta.
Las mencionadas, son por lo general las funciones más comunes de las Centrales PBX convencionales.
Hay que destacar que el sistema PBX se encuentra en continuo desarrollo, por lo que nos podemos encontrar con softwares que integren otras funciones aún más avanzadas.
En particular, en GESDITEL contamos con diferentes paquetes de personalización de comnicaciones para empresas. Según las necesidades de cada compañía se determinan las funcionalidades imprescindibles en cada caso, pero esto es algo que se estudia con detenimiento en cada nuevo proyecto.
Centralita PBX, ¿cuáles son los componentes?
Para instalar una Centralita PBX, ¿son necesarios componentes físicos?. Detallamos a continuación todo lo que vas a necesitar para su instalación y uso:
Una caja donde se almacenan las partes internas.
– Una centralita a través de la que los agentes conectan las llamadas entrantes y salientes.
– Ordenadores encargados del procesamiento de datos.
– Líneas que conectan la PBX con la red telefónica tradicional.
– Tarjetas para la lógica interna, interruptores, cables de alimentación y cualquier otro dispositivo hardware necesario para el funcionamiento de la centralita.
– Dispositivos en forma de teléfonos de escritorio, faxes, terminales de tarjetas de crédito, etc.
– Suministro de energía.
– Cualquier dispositivo adicional necesario capaz de añadir funcionalidades: buzón de voz, grupos de llamadas, etc.
Estos que se han destacado, son por lo general los componentes necesarios para la instalación y establecimiento de comunicaciones de una centralita PBX.
Centrales PBX, ¿cómo funcionan?
El software del sistema PBX se instala en un servidor y se le configura la línea telefónica que se ramifica en extensiones.
Estas extensiones se asignan a cada usuario o área de la empresa, permitiendo que haya un solo número de cabecera y un menú disponible para que el interlocutor pueda comunicarse directamente con la extensión que se desee.
Al número principal de la línea telefónica se le conoce técnicamente como DID y es el padre de todas extensiones y el que se muestra cuando se realiza una llamada saliente.
Cuando se marca al número DID de una PBX, se escuchará un mensaje automático que invita a teclear el número de extensión o área con que se desea comunicar. Este sistema se conoce como IVR y su principal función es recibir todas las llamadas y distribuirlas a la extensión solicitada.
Un IVR agiliza el servicio al cliente, ya que nadie escuchara una línea ocupada al contactar, sino que se sentirá atendido instantáneamente. De este modo se optimiza el tiempo de los agentes y a su vez, se evitan llamadas perdidas o engorrosas colas de espera en la línea telefónica.
PBX Empresa, ¿cuáles son las ventajas?
– Facilidades de conectividad y accesibilidad:
El PBX virtual utiliza la tecnología Voz IP que realiza las comunicaciones a través de internet. En este caso, cualquier dispositivo conectado a la red y un sistema para recibir y escuchar sonido (como por ejemplo unos auriculares), puede actuar como terminal telefónico.
– Sistema flexible y escalable:
Es posible aumentar o disminuir el número de extensiones de forma muy sencilla, y esto no hará que en el coste del servicio aumente.
– Mayor funcionalidad y fluidez de comunicaciones:
Este sistema de centralita permite integrar en la atención telefónica funciones de valor añadido para la empresa y que proporcionan agilidad a los servicios de soporte: llamadas en cola, grupos de marcación, recepcionista digital con IVR, fax virtual, etc.
– DID, un número único para las llamadas entrantes:
Es más cómodo para los clientes de una compañía el tener un único número de contacto, que puede ser atendido por:
- una recepcionista digital,
- una locución de bienvenida a la empresa,
- una recepcionista física
- o un agente de centralita.
De esta manera se solicitará mediante preguntas con qué departamento o extensión se quiere comunicar el cliente.
– Permite crear diferentes números de teléfono para ciertos departamentos:
Este sistema de centralita ofrece la posibilidad de establecer una llamada directa con la extensión que se necesite sin pasar por el número central.
– Llamadas a coste 0 en las llamadas internas de la empresa a través de las diferentes extensiones.
Estas son las ventajas que ofrece un software de PBX de mforma básica. Existen softwares en desarrollo que ofrecen funcionalidades avanzadas y ventajas aún mas destacables para las empresas, todo depende de las necesidades de la compañía en cada caso.
Estamos seguros de que en cuanto comiences a usar este sistema de comunicación, ¡serás capaz de encontrar muchas ventajas más!
PBX VoIP y PBX Virtual, ¿cuál es la diferencia?
VoIP es una tecnología que permite la comunicación de voz a través de Internet (sin utilizar las líneas telefónicas tradicionales)
El PBX virtual, por otro lado, es una plataforma de software que brinda servicio telefónico comercial a través de Internet. Es la centralita privada que está alojada en la nube y ofrece funciones como correo de voz, enrutamiento de llamadas, grabación de llamadas, conferencias telefónicas, etc.
¿Que es un PBX Hosteado?
Una PBX Hosteada es la también conocida como:
- Cloud PBX (en la nube),
- PBX hospedada,
- Alojada
- o PBX Virtual.
Se refiere a la centralita telefónica cuyo servidor no se encuentra físicamente en la empresa, sino que está alojada en la nube, lo que reduce costes de instalación, mantenimiento y hardware.
Cloud PBX, ¿cuáles son los beneficios?
– Ahorro en instalación, mantenimiento y hardware: no es necesario hacer una gran inversión antes de instalar una Central Telefónica en la nube. Los costos de mantenimiento son mucho menores, ya que no necesita contratar mantenimiento encargado de la gestión del sistema ni tampoco tener el servidor físicamente en la empresa.
– Oficina disponible desde cualquier lugar del mundo: los empleados pueden teletrabajar desde cualquier lugar con una centralita virtual en la nube. Es ideal para empleados que viajan mucho como por ejemplo los comerciales o directivos de las empresas.
– Optimiza la imagen corporativa de la empresa: este sistema telefónico virtual hará que los clientes no queden desatendidos cuando contacten con la empresa. Se agilizarán también los tiempos de espera para estos usuarios y se les podrá aportar una atención más personalizada.
– Amigable para el usuario: para los usuarios finales, un PBX en la nube es fácil de usar y administrar. No hay necesidad de tener conocimientos avanzados o contar con habilidades especializadas por lo que puede comenzar a utilizar su nueva central telefónica de forma inmediata.
– Escalabilidad: se pueden adaptar el número de extensiones que necesita una empresa de forma muy sencilla. Puede aumentar las extensiones de la empresa en la línea a coste 0.
– Fácil de usar: debido a que no hay administración del usuario final involucrada con una centralita en la nube, es más fácil de usar que un sistema telefónico tradicional.
Estos son los beneficios principales que podemos destacar en cuanto a la implementación de un sistema de Centralita PBX en la empresa, aunque seguro que en cuanto comiences a usarlo, ¡podrás encontrar muchos más!
Cloud PBX y PBX Local, ¿cuál es la diferencia?
No hay diferencia en la tecnología utilizada para una nube y un PBX local. Lo que difiere es la ubicación de PBX.
Un Cloud PBX está alojado en la nube por una empresa de terceros que brinda servicio telefónico comercial en sus centros de datos a la empresa que posee la centralita. Además, usa protocolos de Internet para enrutar llamadas, o requiere instalación de hardware y se puede acceder desde cualquier dispositivo.
Un PBX Local está alojado en las oficinas de la empresa que posee la centralita. No puede emplear protocolos de Internet para enrutar llamadas, requiere instalación de hardware y solo se puede acceder a él mediante dispositivos en su red local.
Un PBX en la nube generalmente proporciona más funciones y flexibilidad que un PBX local, pero también tiene costos más altos.
Cloud PBX y PBX Local, ¿cuál elegir para mi empresa?
- Un PBX en la nube es la mejor opción para empresas pequeñas donde no hay preocupaciones por el volumen de llamadas ni el tamaño del equipo a cargo de las comunicaciones.
Además, no tendrás que preocuparte del voluminoso hardware o la complejidad de un sistema físco que te amarre al escritorio si trabajas en una oficina pequeña o si tus tareas no se desarrollan 100% dentro de la oficina.
Permite trabajar libremente desde el confort del lugar que desees; todo lo que necesitas es un portátil con buena conexión a Internet. Un proveedor externo se encargará de todos los datos y operaciones y no serás responsable del mantenimiento.
- Un PBX Local es la mejor opción para empresas que no cuenten con una buena red de internet y necesiten la fiabilidad de la red telefónica local que asegura la calidad de las comunicaciones.
Hay que destacar que estos sistemas requieren también bastante cantidad de hardware, cableado y trabajo de mantenimiento para funcionar, por lo que los costes van a ser mucho mayores.
¿Qué es IVR?
IVR (Respuesta de Voz Interactiva) -> En las centralitas, es el sistema encargado de distribuir las llamadas de una línea telefónica entre las áreas o extensiones de una empresa. Podríamos definirlo como un recepcionista digital.
Gracias a este sistema, las llamadas viajan hasta el dispositivo telefónico indicado por el interlocutor y es contestada por el agente encargado.
El IVR permite agilizar el servicio al público, evitando que el interlocutor escuche una línea ocupada al contactar, ya que será atendido instantáneamente.Así se optimiza el tiempo de los operadores y a la vez, se evitan llamadas perdidas o engorrosas colas de espera para los usuarios.
Si deseas sabermás sobre el sistema IVR, dirígete a nuestro blog donde contamos con más artículos destinados a desarrollas este tema.
¿Qué es el DID?
DID son las siglas de Direct Inward Dialing y se trata de un número virtual que ayuda a que usuarios de cualquier parte del mundo se puedan comunicar con su empresa sin tener que asumir los costes de una llamada de larga distancia.
Es el número troncal de la línea telefónica de referencia a partir de la cual se ramifican todas las extensiones de una empresa hacia diferentes agentes o departamentos.
Esta funcionalidad es muy útil para las compañías que usan el sistema PBX en donde el proveedor de telefonía y datos, asigna un grupo determinado de números asociados a las líneas telefónicas.
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Hasta aquí todo lo que necesitas saber sobre “Que es un PBX” este sistema de comunicaciones para empresas. Esperamos que el artículo haya sido de utilidad, haya despejado tus dudas sobre este sistema y te animes a implementarlo en tu empresa.
Si deseas ponerte en contacto con GESDITEL para recibir más información sobre este servicio de Centralita Virtual para empresas o si deseas contratarlo, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro Formulario de Contacto.
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