Automatizar información del estado de pedidos

✍ ¿Sabes cómo puedes atender las llamadas sobre estado de pedidos de tus clientes sin perder ni 1 minuto de tu tiempo ⌚️? Te lo contamos todo a continuación.

Como es sabido por todos, el sector farmacéutico (farmacias y parafarmacias) tienen una demanda constante de productos sanitarios.

Pero, actualmente, esa demanda se ha disparado para una serie de productos muy concretos demandados en gran medida por los clientes. El problema surge cuando a la hora de consultar el estado pedidos no se tiene información, provocando incertidumbre sobre si llegarán a tiempo o les generarán falta de stock en los establecimientos.

Ante estas situaciones, normalmente, se tiende a llamar a la empresa de transporte o la distribuidora para que desde su call center nos comuniquen si nuestro pedido ha salido, si viene completo, si ha habido alguna incidencia, … Pero, también puede pasar que las líneas telefónicas estén saturadas y no puedan ser atendidas todas las llamadas entrantes.

Para evitar pérdidas de llamadas, generar malestar y desconfianza en los clientes y ofrecer información en tiempo real de todos los pedidos con profesionalidad están los asistentes virtuales. A día de hoy, son una gran ayuda para todos los sectores de negocio, pero sobre todo para el sector transporte. 

Por ese motivo, a continuación, vamos a profundizar en cómo funciona el asesor telefónico, en qué consiste y qué beneficios aporta a las empresas.

¿Cómo funciona un asesor telefónico?

Gracias a la inteligencia artificial que poseen los asistentes virtuales, pueden realizar las funciones del equipo humano para agilizar el trabajo de forma totalmente automatizada y sin intervención humana en ningún momento. Es esa inteligencia artificial la que les da la capacidad de interactuar como humanos y no como máquinas.

De esta forma, el equipo humano se puede encargar de tareas más productivas y de mayor responsabilidad, como por ejemplo, la preparación de los pedidos.

Además de informar sobre el estado de pedidos, también realizan gestiones de social media, organizan viajes, envían presupuestos y facturas, crean y gestionan páginas webs, realizan búsquedas de datos en Internet e informes y gestionan la agenda del personal.

Pero, … ¿cómo es realmente el proceso proporcionar la información de los pedidos de forma automatizada? Supongamos que una farmacia (cliente) llama a la empresa de transporte para solicitar información sobre el estado actual de su pedido.

Una vez que el cliente se ha puesto en contacto con la empresa de transporte y a través de la marcación DTMF por voz o texto selecciona la opción “estado pedido“, el asistente virtual se activa y se comunica con el cliente.

Lo primero que hará es identificar al cliente desde el teléfono que recibe la llamada. Si ese teléfono no está registrado en la base de datos, entonces procederá a preguntarle directamente quién es.

Una vez identificado, el asistente se conectará en el Web Service con el sistema de gestión de pedidos del negocio y le proporcionará información real del pedido por teléfono. Además, si el cliente lo desea, el asesor telefónico le puede enviar esa información por WhatsApp, por email o por SMS.

¿Cómo funciona el servicio con el asistente virtual?

El correcto funcionamiento de este servicio con el asistente virtual es gracias su capacidad de comunicarse con los clientes a través de cualquier medio y a sus funciones text to speech (traduce una conversación escrita en voz) y speech to text (traduce una conversación de voz a texto). Conoce en profundidad todas las funciones que te aporta un asistente virtual.

Se trata de un servicio diseñado para ayudar a las empresas a aumentar su productividad sin dejar de ofrecer un servicio de calidad, personalizado y a tiempo real. Además, recordemos que el asistente trabaja 7 x 24 horas de manera ininterrumpida, prestando su servicio para informar a todos los clientes y sin intervención humana.

Para su implementación solo se necesita un software en tu call center con sistema de respuesta de voz interactiva o IVR avanzado de autoservicio con capacidad para introducir el número de pedido y obtener información detallada de forma dinámica en síntesis vocal.

Además, se integra a través de un Web Service seguro para obtener dentro de la IVR información, en tiempo real, directamente de la base de datos. Y, atiende el 100% de las llamadas de forma automática.

Por otro lado, dispone del servicio de numeración de red inteligente que no le obliga a la empresa a utilizar el prefijo de la localización geográfica en la que se encuentre.

Es decir, el call center desde el que atienden a los clientes utilizará un prefijo de ámbito nacional. Las numeraciones inteligentes o números nómadas más comunes son:

• 900: El cliente realiza la llamada de forma gratuita y la abona la empresa que la recibe.
• 901: El coste de la llamada es abonado por ambas partes.
• 902: El cliente abona íntegramente la llamada.

¿Qué ventajas ofrece el asistente virtual al dar información del estado del pedido?

Los asistentes virtuales han sido creados para mejorar la calidad de la atención de los clientes en el call center de las empresas. Están disponibles los 7 días de la semana, las 24 horas del día, y realizan pasarelas de voz y de texto para conectarse con el Web Service de la empresa para acceder a la información del estado de pedidos de los clientes.

La correcta aplicación de las funciones de los asistentes virtuales o asesores telefónicos le permiten a las empresas disfrutar de grandes ventajas y diferenciarse de su competencia. Pero, las principales ventajas que le ofrecen al sector del transporte son:

• Supone un ahorro en costes y tiempo para las empresas.
• Permite emplear a su personal humano en actividades más productivas.
• Ofrece diversos servicios especializados.
• Ofrece información sin límites e ininterrumpida a los clientes al instante.
• Proporciona un control del estado pedidos en tiempo real.
• Facilita múltiples tipos de informes.
• Conexión con otros dispositivos electrónicos.
• Optimización del tiempo.
• Facilidad de uso.
• Aumenta la satisfacción y la confianza del cliente y genera una experiencia positiva.
• Reduce el tiempo de respuesta.
• Ofrece una cómoda gestión del sistema desde la nube.
• Incrementa la productividad de la empresa al descargar al equipo humano de algunas labores.
• Hace tu marca más competitiva.
• Mejora el rendimiento y la productividad de la empresa debido a su bajo coste y a su alta efectividad.
• Permite conocer mejor a los clientes al analizar las interacciones que tienen con el asistente.
• Permite lanzar, implementar, promocionar y seguir una campaña de marketing.
• Reduce el número de llamadas perdidas para informarse sobre los pedidos.
• Optimiza la atención al cliente.
• Permite utilizar la función DTMF en múltiples idiomas.
• Resuelve problemas técnicos.
• …

Quizás estás interesado en tener en el call center de tu empresa un asistente virtual que se encargue de informar a tus clientes sobre el estado de pedidos en tiempo real. Y por, supuesto, de automatizarlo con el Web Service de tu empresa o el sistema de gestión del que se disponga.

Si, por el contrario, ya posees uno y quieres mejorarlo u optimizarlo al máximo para disfrutar de las ventajas que ofrece, no dudes en contactarnos, te atenderemos sin compromiso.

Esperamos que este artículo te haya sido de gran utilidad y si lo fue, ¡comparte!