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¿Estás buscando una forma de mejorar la eficiencia en tu negocio sin la necesidad de contratar personal adicional? 💸 El secretariado virtual puede ser la solución. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber: qué es, cómo puede ayudar a tu pequeña empresa a prosperar 🚀 ¡Sigue leyendo!
¿Quieres prosperar con la ayuda de un secretariado virtual?
En la era digital, el secretariado virtual se ha convertido en una opción cada vez más popular para las empresas que buscan prosperar en un mundo cada vez más competitivo.
Si estás buscando formas de mejorar la eficiencia de tu empresa, reducir costos y aumentar la productividad, el secretariado virtual puede ser justo lo que necesitas.
En este artículo, te hablamos sobre el software asistente virtual para empresas que te ayudará a llevar tu secretariado virtual al siguiente nivel. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre este sistema, cómo funciona, cuáles son sus beneficios y cómo puede ayudarte a prosperar en tu negocio.
¿Qué es el secretariado virtual?
El secretariado virtual es un servicio que permite a las empresas externalizar ciertas tareas administrativas y de asistencia, como responder llamadas telefónicas, correos electrónicos, gestión de agenda, facturación, cobros, etc., a un asistente virtual previamente programado.
Contar con este tipo de sistemas te permitirá descongestionar ciertas tareas repetitivas de tu empresa sin la necesidad de tener un espacio físico o contratar personal adicional.
¿Cómo funciona el secretariado virtual?
El secretariado virtual funciona a través de un asistente virtual altamente capacitado que puede manejar una amplia variedad de tareas administrativas y de asistencia para una empresa.
En cuanto a la atención telefónica, el proceso de atención del asistente virtual telefónico a un cliente puede variar dependiendo del servicio. A continuación, se presenta un ejemplo general de cómo podría funcionar el secretariado virtual para atención telefónica:
1. El cliente llama al número de teléfono proporcionado por la empresa y es recibido por un mensaje de bienvenida grabado.
2. El cliente escucha una serie de opciones pre-grabadas, como “para solicitar información, presione 1”, “para cancelar o cambiar una cita, presione 2”, “para hacer un pago, presione 3”, etc.
3. El cliente selecciona la opción correspondiente presionando el número en su teclado.
4. El asistente solicita los datos identificativos del cliente, DNI.
5. El cliente introduce su NIF a través del teclado numérico de su teléfono (también puede hacerlo mediante voz)
6. El asistente compara los datos introducidos con la base de datos. Si ya existe histórico del cliente, sigue añadiendo la información de la llamada en cuestión (guarda registro). Si se trata de un cliente nuevo, crea un nuevo registro.
7. El cliente es asistido en su solicitud por el asistente virtual (sobre información, asignación de cita, cobro de factura o lo que necesite).
8. Si el asistente es capaz de resolver la consulta al completo, guarda registro de la solicitud en la ficha del cliente en la base de datos e incluso envía notificación y transcripción de la llamada al trabajador asignado.
9. Si el cliente necesita hablar con un representante de la empresa, el asistente virtual puede transferir la llamada o tomar un mensaje y enviarlo por correo electrónico o mensaje de texto.
Como has podido comprobar, con una buena configuración y personalización, el secretariado virtual funciona de manera muy sencilla.
Además, permite proporcionar una atención telefónica eficiente y profesional a los clientes de una empresa a través de mensajes pre-grabados y sistemas de respuesta interactiva de voz.
Si estás interesado en implementar un servicio de secretariado virtual para tu empresa, te recomendamos explorar las opciones de software para secretariado virtual, secretariado y secretariado online disponibles en el mercado.
¿Cuáles son las tareas que puede realizar un secretariado virtual?
La solución de secretariado virtual, que se maneja mediante asistentes virtuales, es capaz de realizar una amplia variedad de tareas, como las siguientes:
- Gestión de calendario y programación de citas
- Gestión de correo electrónico y comunicaciones
- Atención telefónica y respuesta de llamadas
- Elaboración de informes y análisis de datos
- Investigación y recopilación de información
- Gestión de facturación y finanzas
- Cobros telefónicos de facturas atrasadas.
- Gestión de tickets de soporte.
Y muchas más, en el caso del asistente virtual de GESDITEL, puede incluso hacerlo en más de 70 idiomas diferentes.
¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse del secretariado virtual?
El secretariado virtual es una solución efectiva y rentable para muchas empresas, independientemente de su tamaño o industria. Algunos ejemplos de empresas que pueden beneficiarse del secretariado virtual son:
– Empresas en crecimiento que necesitan apoyo administrativo adicional sin tener que contratar personal adicional en la empresa.
– Emprendedores y propietarios de pequeñas empresas que tienen limitaciones de tiempo y necesitan externalizar ciertas tareas para centrarse en el crecimiento del negocio o liberar a sus empleados de tareas repetitivas para que puedan enfocarse en otras que requieren mayor cualificación.
– Empresas con operaciones internacionales que necesitan asistencia en varios idiomas para apoyar a sus clientes y socios comerciales.
– Empresas que necesitan asistencia de atención al cliente y soporte técnico en línea.
– Empresas que necesitan manejar grandes volúmenes de llamadas entrantes y salientes, como centros de llamadas y servicios de atención telefónica.
El el caso del asistente virtual de GESDITEL, el software es personalizable y escalable. Esto quiere decir que se puede ir adaptando perfectamente a cambios como: crecimiento de la empresa, globalización o adición de nuevas funciones más complejas.
¿Cómo puede el secretariado virtual ayudar a impulsar una pequeña empresa?
El secretariado virtual puede ayudar a impulsar una pequeña empresa de varias maneras. En primer lugar, puede liberar tiempo valioso para que los propietarios y empleados puedan concentrarse en las tareas más importantes de su negocio.
Además, el secretariado virtual puede proporcionar un excelente servicio al cliente, lo que puede ayudar a aumentar la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca. También puede ayudar a mejorar la productividad al reducir la cantidad de tiempo que se dedica a tareas administrativas y repetitivas.
Indicaremos a continuación otras ventajas destacadas derivadas del uso del servicio de secretariado virtual:
- Reducción de costos:
El secretariado virtual puede ser mucho más económico que contratar personal adicional en la empresa, especialmente para pequeñas empresas con presupuestos limitados.
- Flexibilidad:
El servicio está activo las 24 horas de día y los 365 días del año, por lo que los clientes estarán siempre atendidos en sus consultas y requerimientos.
- Ahorro de tiempo:
El secretariado virtual puede liberar tiempo valioso para que los propietarios y empleados de la empresa puedan concentrarse en tareas más importantes y productivas.
- Atención personalizada:
Puesto que el programa guarda registro de los clientes en su extensa base de datos en la nube, el asistente virtual, una vez identifique al usuario, conocerá el estado de incidencias relacionadas con él, de consultas previas o cualquier otra cuestión. Proporcionará por lo tanto, una atención mucho más personalizada.
- Atención multilingüe:
El asistente puede atender clietes en diferentes idiomas, en el caso del asistente virtual de GESDITEL, en hasta 70 idiomass diferentes. Esto quiere decir, que te permite tanto tener sedes en diferentes países como por otro lado, realizar una atención optima de cleintes extranjeros en tu empresa en España.
Hay muchas otras ventajas de las que puedes disfrutar al implementar este tipo de solución en tu empresa. Para saber cómo elegir el mejor servicio de secretariado virtual, sigue leyendo nuestras recomendaciones en el siguiente apartado.
¿Cómo elegir un buen software para secretariado virtual para mi pequeña empresa?
Al elegir un software de secretariado virtual para tu pequeña empresa, es importante tener en cuenta una serie de factores clave para garantizar la eficacia y la rentabilidad del servicio.
A continuación, se presentan algunas características que debes considerar al elegir un software de secretariado virtual para tu pequeña empresa:
- Seguridad y privacidad:
El software debe tener medidas de seguridad sólidas en su lugar, como contraseñas seguras, cifrado de datos y acuerdos de confidencialidad para proteger la información de tu empresa.
- Gestión de base de datos:
Es importante que el software tenga la capacidad de gestionar bases de datos para mantener un registro preciso de las interacciones con los clientes y el progreso de las tareas.
- Métricas y análisis:
El software debe ofrecer métricas y análisis para evaluar la eficacia del servicio y su impacto en el negocio, para poder identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.
- Precio:
El costo del software de secretariado virtual debe ser rentable y estar dentro del presupuesto de tu empresa. En el caso del software asistente virtual para empresas de GESDITEL, su precio es desde 29€ al mes (precio fijo sin sorpresas), incluimos además 1 mes de prueba GRATIS.
- Personalización:
El software debe ser personalizable para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa, y permitir la automatización de tareas para reducir la carga de trabajo de tus empleados.
- Escalabilidad:
El software debe tener la capacidad de adaptarse y crecer con tu empresa para satisfacer las necesidades futuras.
- Mantenimiento:
El software debe tener un buen soporte técnico para garantizar un mantenimiento eficaz y continuo.
- Comunicación y notificaciones:
El software debe tener herramientas de comunicación y notificaciones para permitir una comunicación fluida entre las tareas que resuelve el asistente y el personal físico de la empresa.
El software de asistente virtual para empresas de GESDITEL cumple con todas estas características clave y es una solución rentable y eficaz para las pequeñas empresas que buscan externalizar sus tareas administrativas y mejorar la eficiencia.
En GESDITEL entregamos la plataforma de asistencia virtual personalizada y adaptada a la empresa para que desde el primer minuto puedas hacer uso de ella:
- Nosotros nos encargamos del mantenimiento del software para que no tengas que disponer de personal capacitado para ello.
- Guardamos toda la información en la nube para que no tengas que tener servidores físicos en tu empresa.
- Disponemos de un servicio de soporte técnico para dudas y consultas.
- Realizamos copias de seguridad de tus registros de forma continua para que no pierdas datos en caso de catástrofe.
Si estás interesado en conocer más sobre el software de asistente virtual de GESDITEL, no dudes en contactarnos.
¿Cuáles son los costos asociados con el secretariado virtual?
Aunque los costos asociados pueden variar según la empresa, aquí presentamos algunos detalles clave sobre los costos típicos asociados con el secretariado virtual.
- Hardware:
Uno de los principales beneficios del secretariado virtual es que los costos de hardware son significativamente menores que los asociados con la contratación de personal de oficina tradicional.
En la mayoría de los casos, todo lo que se necesita es una ordenador con conexión a internet. Los costos pueden variar si se añaden otros adicionales que pueden usarse como teléfonos IP, centralitas telefónicas, softphones, pero todo esto es en primera instancia prescindible.
- Software:
El software es un elemento crítico en el funcionamiento del secretariado virtual o asistente. Además de los programas de oficina estándar, se tiene que usar un software de asistencia virtual especializado para la gestión de correo electrónico, programación de citas y la gestión de proyectos.
GESDITEL ofrece un software de asistente virtual desde solo 29€ al mes muy útil para muchas empresas que buscan una solución completa para el secretariado virtual que se integre fácilmente con otras herramientas de la empresa.
- Personal:
El uso de el sistema de secretariado virtual a través de un software automático de asistencia virtual te permitirá crecer sin necesidad de hacer grandes cambios en cuestiones de personal.
Evitarás tener que contratar personal adicional para tu empresa, ya que el asistente virtual telefónico se encargará de resolver tareas repetitivas permitiendo descongestionar el trabajo del personal físico especializado de la empresa.
- Espacio de trabajo:
Al contar con menos personal, también evitarás tener un espacio físico mayor para tu equipo.
Podrás incluso beneficiarte de tener sedes virtuales en otros paises, ya que el asistente podrá atender a tus clientes en diferentes idiomas.
En definitiva, los costos del secretariado virtual pueden variar según los servicios requeridos y la empresa contratada. Los costos típicos a tener en cuenta incluyen simplemente hardware y software.
¿Cómo se establece la comunicación entre el sistema para secretariado virtual y la empresa?
La comunicación entre el sistema de secretariado virtual y los empleados de la empresa es vital para la gestión de tareas comunes y en definitiva, el buen funcionamiento de la empresa.
Por ello, hay que prestar especial importancia en que todas las consultas o tareas gestionadas por el asistente virtual sean comunicadas al personal físico, así como, especialmente, aquellas que están pendientes de un agente para ser concluidas.
En el caso, por ejemplo, del software asistente virtual para empresas de GESDITEL, el asistente virtual, además de guardar registro de las comunicaciones en la base de datos de la empresa, envía además notificación de la misma al agente del departamento en cuestión:
- El asistente virtual de GESDITEL envía transcripción de las llamadas con clientes resueltas.
- Si la conversación con el cliente se mantuvo en otro idioma diferente al español, el asistente envía transcripción traducida de la llamada.
- Si la consulta está pendiente de resolver por alguna cuestión que debe gestionar un agente físico, el asistente crea un ticket de trabajo para el agente en cuestión y envía notificación para que lo resuelva.
- Si cliente necesita agendar una cita con un agente físico, el asistente le muestra las fechas y horas disponibles en el calendario y una vez agendada, envía notificación de ello a la persona en cuestión.
- Para cancelaciones o modificaciones de citas con agentes físicos, el asistente virtual funciona de la misma forma, enviando notificación al empleado a través de la propia plataforma de gestión, email o sms.
- En el caso de pago de facturas pendientes, el sistema de asistencia virtual registra el pago y envía notificación tanto al cliente como al departamento de administración o facturación de la empresa.
Estos son algunos de los ejemplos en los que se pueden valorar la comunicación efectiva del sistema de secretariado con los empleados de la empresa.
Si te quedó alguna otra duda sobre cómo implementar la solución de secretariado virtual en tu empresa, quizás podamos resolverla en el apartado a continuación.
Preguntas Frecuentes
A continuación, se presentan algunas preguntas frecuentes sobre el tema del secretariado virtual que pueden ayudar a aclarar algunas dudas adicionales:
¿Cómo se puede garantizar la calidad del servicio de secretariado virtual?
Es importante monitorear la efectividad del servicio de secretariado virtual a través del software de asistente virtual, incluso programar la realización de encuestas automáticas que midan la satisfacción de los clientes para ir optimizando.
¿Cómo se puede integrar el servicio de secretariado virtual con el equipo de trabajo de mi empresa?
Es importante establecer una comunicación continua y colaboración entre el asistente virtual y el equipo de trabajo físico de la empresa a través de notificaciones vía correo electrónico, tickets de trabajo e incluso SMS.
¿Cómo se asegura la confidencialidad y seguridad de la información de mi empresa?
Es altamente importante que el sistema de asistencia virtual esté actualizado y cuente con un mantenimiento especializado continuo. Los datos de las bases de datos registradas deben estar encriptados para guardar su confidencialidad.
¿Pueden los asistentes virtuales proporcionar servicios en varios idiomas?
Sí, algunos servicios de secretariado virtual pueden proporcionar asistencia en varios idiomas, lo que puede ser beneficioso para las empresas que tienen clientes y socios comerciales internacionales.
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En conclusión, el secretariado virtual es una solución rentable y efectiva para las pequeñas empresas que buscan externalizar sus tareas administrativas y de asistencia.
Al elegir un servicio de secretariado virtual, es importante tener en cuenta las características clave, como la experiencia y capacitación, la flexibilidad, la seguridad y privacidad, la comunicación y colaboración, y los comentarios de los clientes.
El software asistente virtual para empresas de GESDITEL es una solución rentable y eficaz para las pequeñas empresas que buscan mejorar su eficiencia y reducir costos.
Al integrar un servicio de secretariado virtual en tu empresa, asegúrate de establecer una comunicación clara y definir las tareas y responsabilidades específicas para garantizar que el servicio se adapte a tu equipo de trabajo.
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